コラム

ITSMとは？ ServiceNowを代表するサービスの概要

ITSM（ITサービスマネジメント）とは、企業がビジネスの価値を最大化するために利用する大切なアプローチです。IT化が進む現代社会においてITSMは必須ともいえます。しかし、ITSMは理解するのが難しく、導入でつまずく企業も珍しくありません。そこで今回は、ITSM導入のメリットや導入の際の注意点についてわかりやすく説明します。また、ServiceNowの代表的製品であるITSMについても併せて紹介します。ITSM（ITサービスマネジメント）とは？ ITSMの具体的な業務は、ITサービスを実装するまでの戦略をねったり、どうやったらうまく機能するか設計したり、ITサービスの運用、管理、改善、などの複数のプロセスから成り立ちます。その中でもITSMの運用のフローが最も重要視されており、運用の中にも「インシデント管理」「問題管理」「変更管理」といった機能が細かく分類されています。例えば、インシデント管理は、システムに問題が発生したときに対処出来るよう、発生した問題を記録し、解決策となる方法を管理する機能です。そして、システムに問題が発生したときに、「根本的な問題は何か」を記録し、解決策を特定するのが問題管理です。さらに、問題発生や仕様変更に伴うサービスのシステム変更のリスク管理を行うのが変更管理となります。ITSMを導入するメリットは？ITSMの基本を適切に抑えていれば次の3つのメリットが得られます。１つ目は「サービスの品質向上」です。適切なITサービスの導入と運用ができていれば、高い品質のサービスを提供することができます。さらに、再現性の高いフローを構築できれば、サービスの品質を高いレベルで維持できます。２つ目は、「顧客またはユーザーの満足度の向上」です。サービスの質が上がれば、おのずと顧客とユーザーの満足度も向上します。３つ目が「コストの削減」です。質の高いサービスを維持することで、メンテナンスや見直しの機会も減り、コストの削減に貢献します。ITSMとITOMの違いITSMと似た言葉に「ITOM」があります。ITOMは「ITオペレーションマネジメント」の略称で、その名の通りオペレーション（作業・取り組み）のことを指します。わかりやすく目的の違いを説明すると、ITSMが顧客の満足度やサービスの向上を目的としているのに対し、ITOMはシステム運用の向上が目的です。つまり、ITSM（顧客へのサービス）を適切に実施するためには、適切なITOM（システム運用）が必要となります。似た言葉で意味を間違いやすいので注意しましょう。ITSMツールと利用方法 ITSMを実施するには、ITSMツールを導入する必要があります。ここではITSMツールの基本性能や導入の際のポイントを解説します。ITSMツールの基本機能と導入コストITSMツールとは、ITSMを効率的かつ適切に運用するために用いるツールです。ツールの基本機能として、インシデント管理、問題管理、変更管理などが挙げられます。導入コストは、ツールの種類や規模、搭載している機能によって大きく異なります。そのため、まずは自社の使用目的を洗い出し、予算に合ったツールを選択することが大切です。また、ここで重要なのが、ITSMには大きく分けて2つのタイプが存在するということです。それぞれのメリットとデメリットを踏まえてご紹介します。一方は、万能タイプのITSMツールです。基本機能はもちろんのこと、マネジメントに必要な機能を多数揃えているため、将来的に他部署で追加機能が必要となった場合に対応しやすくなっています。 ServiceNowのサービスはまさにこれに当たるでしょう。ServiceNowは、ベンチャー企業から大手企業まで、多くの企業に選ばれています。その理由となっているのが、システムの柔軟性です。柔軟性とは、「自社のサービスの仕様に合わせて」「自社の顧客層に合わせて」「自社のツールに合わせて」と、ITサービスの仕様をカスタマイズできることを指します。一言にITサービスといっても、使っている仕様は様々です。そのため、「この機能を少し自社仕様に合わせたい」という要望を叶えられるシステムの柔軟性は欠かせない物となっています。もう一方は、「機能特化タイプ」です。顧客管理や文章管理など、特定の情報の管理に特化したものや、FAQツールやチャットボットなど、受付対応に特化したサービスなどが挙げられます。機能特化タイプは、低コストで目的を達成できることがメリットです。自社が必要な機能が明確に絞られている場合は機能特化タイプを導入しましょう。ITSMツール導入の際のポイントここでは、ITSMツールを導入する際のポイントを記載します。目標の明確化ITSMツールを導入する際、最初に気をつけるべきポイントは「目標の明確化」です。現状の改善点を明確にし、ITSMを導入する目的と得たい結果は何なのかを考えることが重要です。ついつい、ツールを導入することが目的になりがちですが、それは大きな間違いです。たしかに、ITSMを導入するためにツールを使用することは近道ですが、それで全てが解決するわけではありません。そのためには、顧客またはサービスに関わるユーザーが、最も使用しやすいITサービスを提供することを意識しましょう。これにより、導入の際の方向性が決まり、目標達成への道のりも明確になります。 ITSMへの理解ITSMへの理解が浅いと、「まずはIT化してみよう」と先を急ぎ、ITSMツールを導入したのに、サービスの部分的なIT化で終わってしまうことがあります。また、部門間での理解度に差があれば、導入まではうまくいっても、運用や管理、改善の際に情報共有がうまく行かず問題となります。ITSMをうまく機能させるためには、導入する目標が何であり、どのような効果を期待しているのかを全員が理解していることが必要です。そして、企業の規模が大きければ大きいほど、企業全体へITSMの理解を浸透させることは難しくなります。そのため、ITSMの導入は、組織全体に与える影響を加味し、導入範囲を決定することが大切です。初期費用や適応するまでの時間、人的コストは、企業の規模や目標によって異なります。一部門の決定で事を進めるのではなく、導入に関わる部署全体から理解を得た上で、段階的に実施を進める必要があるでしょう。適切なITSMツール選択複数あるITSMツールの中から自社に合ったものを選ぶことはきっと難しいはず。ITSMツールは、それぞれ特性や機能が異なるため、前述した目標設定やITSMへの理解がない場合、適切な選択は出来ません。まずは、「自社の既存システムに適合するか」が注意するべきポイントのひとつです。外部委託のメリットITSMの導入までに時間をかけすぎることは理想とは言えません。導入からの費用対効果を考えると、まずはスピーディーに導入し、PDCAを回すことがITSMの効果を最大限に生み出すことになるからです。素早く社内に合ったITSMを活用するのであれば、外部委託も視野に入れましょう。また外部委託のメリットは、ツール選択に悩んだ際にも有効です。ツール選択の際、よく陥りがちなのが「多機能であること」を選択基準に入れてしまうことです。たしかに多機能であることは、サービスの質を上げるために重要ですが、目標によっては過剰な機能を含んでいる可能性もあります。本当に自社に必要な機能は何なのかを考えた上でツールを選択することが必要です。自社が、機能特化タイプで済む事業なのか、それとも将来的に多機能タイプを導入したほうが良いのか、自社のみで判断が出来ない場合は、外部の意見を取り入れてみましょう。まとめ今回は、ITSMがビジネスレベルを最大化するためにいかに重要な考え方であるかを説明しました。そして、ITSMを導入するうえでのITSMツールの必要性についてもわかっていただけたかと思います。もし、自社のサービスがシンプルでツール選択が明白な場合は、機能特化タイプのツールの導入がスムーズに行えます。しかし、自社の事業展開が不明瞭であったり、事業数の多い大手企業の場合は、ServiceNowのような多機能タイプを選択することがおすすめです。DTSは、ServiceNowのパートナーとして、これからも役立つ情報を発信してまいります。

CX（カスタマーエクスペリエンス）の意味：ServiceNow/CSMにも注目

市場競争の激化する現代において、自社の商品やサービスを顧客にできるだけ長く選び続けて欲しいと思うのは、どの企業も同じでしょう。そこで鍵となるのが「CX（カスタマーエクスペリエンス）」です。今回はCXの意味やCXの向上で得られるメリットを解説。さらに、多様な業務やシステムをひとつの共通プラットフォームにまとめ、自動で運用·管理できるクラウドサービス「ServiceNow」の「CSM（カスタマーサービスマネージメント）」を紹介します。CX（カスタマーエクスペリエンス）とはCXはCustomer Experienceの略で「ある商品やサービスの利用における顧客視点での体験」を意味します。提供する企業側ではなく顧客視点からの体験を指し「顧客体験／顧客体験価値」と表すこともあります。現代の消費者は、優れたCXを提供する企業やブランドを選ぶ傾向があります。また、BtoCはもちろん、BtoBにおいてもCXは非常に重要です。CXの意味／用語解説CXの指す「体験」は購入時に限定せず、購入前の過程や使用中、アフターフォローなどの長期的なプロセス全体を対象としています。また、顧客が企業やブランドに対して感じる満足度や印象、感情といった心理的な価値も含めます。その中で、デジタル技術を介するCXは「DCX（デジタルカスタマーエクスペリエンス）」といい、WEB サイト、ソーシャルメディア、オンライン広告などが含まれます。なぜCXが重要なのか現代の消費者は、WEBサイトやSNSから手軽に好みの情報を得られるため、多数の選択肢を比較検討した上で購入を決める傾向があります。商品のみで差別化することが難しい状況では、顧客に対して購入前から魅力的な体験を提供することが重要です。また、ある調査では消費者の32%が「たった1度不快な体験をするだけでブランドから離れる」と回答しており、CXの向上は切実な課題といえます。他の用語との比較顧客満足度（CS）との違い「顧客満足度（CS：Customer Satisfaction）は顧客の商品・サービスに対する満足度を数値化した指標で、評価や分析に役立てられます。CXが「顧客の総合的な体験」を指すのに対し、CSは「商品·サービスへの満足度」を評価する点で異なります。カスタマーサクセス（CS）との違い「カスタマーサクセス（CS：Customer Success）」は、文字通り「顧客の成功」を支援する取り組みを意味します。具体的にはコンサルティングやトレーニング、技術的なサポートなどを通じて、顧客が自身の目標を達成し、ビジネス上の成果を最大化することを目指します。ユーザーエクスペリエンス（UX）との違い「ユーザーエクスペリエンス（UX：User Experience）」は、商品やサービスの購入前・使用時・購入後などに起こる個々の体験を意味します。CXはそれらを包括しているといえます。また、CXは既存の利用者だけでなく、利用前の潜在的な顧客も対象ですが、UXは既に商品やサービスを利用しているユーザーの体験に焦点をあてています。CXを高めるメリットCXの向上は、企業に多くの利益をもたらします。ここでは、CXを高めることにより期待できる主なメリットを説明します。顧客ロイヤルティの向上「顧客ロイヤルティ」とは、商品やサービス、ブランドに対する顧客の信頼や愛着、優先的な選択傾向を意味します。優良なCXを提供することで顧客ロイヤルティが高まると、リピート率や購入単価の伸長、ポジティブな口コミの促進などによる売上の拡大を期待できます。また、リピーターやロイヤルカスタマーを育成するという意味で、長期的なビジネスの収益成長に寄与するともいえます。ブランドイメージの向上商品・サービスの購入前後の体験に高い価値を感じた顧客は、ブランドのファンになる可能性があります。ファンになった顧客は同じブランドの商品をリピート購入する傾向があるほか、アップセルやクロスセルの成功率も高まります。そして、ブランドの市場価値が高まると競合他社との差別化を図りやすくなり、価格競争の回避や新規顧客の獲得にもつながります。既存顧客の口コミによる宣伝効果CXの向上により顧客ロイヤルティやブランドイメージが高まると、SNSなどで肯定的な口コミが広がりやすくなります。良い体験により高い満足感を得た顧客は、商品やサービスの評価だけでなく、自らの体験に基づく好意的な印象とともに情報を発信することも少なくありません。高評価の口コミは認知度の向上だけでなく、新規顧客の獲得にもつながります。競合他社との差別化·競争力の強化CXの向上は、競合他社との差別化を可能にします。商品・サービスの品質や機能的な面で差異が少ないとしても、満足度の高いCXが提供されている場合、顧客は競合他社への乗り換えを避ける傾向があります。新規顧客の獲得は既存顧客の維持に比べて難しく、コストを要します。CX向上に取り組むことは企業の競争力の強化に貢献し、長期的な成長にもつながるでしょう。CX向上の3つのポイント／ServiceNowのCSMここでは、CX向上のための3つのポイントをServiceNowのCSM（カスタマーサービスマネジメント）の機能とともに説明します。ServiceNowのCSMは、顧客対応や品質管理などCXを向上させるために有効なツールを幅広く提供しています。顧客分析CX向上には顧客分析が不可欠です。顧客満足度調査やインタビュー、モニタリングなどにより顧客の意見やニーズの把握を徹底しましょう。商品やサービスの改善点を特定するとともに、CX向上のための施策の基盤となります。ServiceNowのCSMは、高度な顧客分析を可能にする機能を提供しています。顧客の情報を一元管理できるほか、分析機能を活用して顧客の好みや行動パターンを把握することで、パーソナライズされた解像度の高いサービスを提供できます。細やかにカスタマイズされたサービスは、顧客との関係を深めることにもつながるでしょう。オムニチャネル化オムニチャネル（Omnichannel）とは、顧客が複数のチャネルを切り替えても一貫した情報やサービスを得られる販売戦略です。オンライン・オフラインを問わず企業と顧客の接点をシームレスにつなぐことで心地よい購入を可能にし、CXの向上に貢献します。オムニチャネル戦略の展開には適切なチャネルの選択・統合などが必要ですが、ServiceNowのCSMの導入によりスムーズに実現できます。CSMは複数のチャネルからの情報を統合し、顧客に一貫性のあるサポートを提供するとともに、企業側も顧客情報を一元管理し、活用できるようになります。オペレーションの改善CX向上のためには、企業内のオペレーション改善も重要です。すばやく正確なサービスを提供するには、使いやすいシステムや合理的な業務プロセス、また従業員のトレーニングも欠かせません。ServiceNowのCSMは顧客の情報や履歴などを一元化できます。過去の問い合わせやフィードバック、行動パターンなどを把握し複数の部門で共有できるため、顧客に対して迅速で適切なサービスを提供できます。ServiceNowのCSMが注目されている理由目まぐるしい変化のなかでCX向上に取り組もうとしても、従来のカスタマーサービスで十分な対応を行うことは、現実的に難しいのではないでしょうか。ServiceNowのCSMはCXを向上させるさまざまな機能が網羅されており、多くの企業において重要な役割を果たしています。単一のプラットフォームに統合される情報は、部門を越えた共有や連携を可能にします。オペレーションの簡素化に役立つ機能や、セルフサービスのオプションも充実しています。これらにより、CXの向上と業務効率化を同時に実現できるのです。まとめ優れたCXの提供は、企業の成長と競争力強化のために不可欠です。良質な体験を通して深い満足感を得た顧客は、他の選択肢よりも信頼や愛着を持った企業を選びます。また、既存顧客が自らの体験をもとに口コミを発信することで、認知度やブランドの価値が高まり、新規顧客の獲得にもつながります。CXを取り巻く環境は常に変化しているため、効率的な運用と改善を継続する工夫が重要です。新しいシステムやサービスの導入も柔軟に検討しましょう。株式会社DTSはServiceNowのパートナーです。ServiceNow専門のプロフェッショナルメンバーが、コンサルティングから戦略立案、導入支援、開発、運用・保守までワンストップでトータルサポート。CSMの導入も確実に支援します。

ITトレンド

ITIL（アイティル）： ServiceNow/ITSMを理解するための重要ワード

ITSM（ITサービスマネジメント）の土台であるITILは、ServiceNowのITSMを理解するために重要なキーワードです。ここではITILとは何か、つまりITサービスマネジメントに必要な検討項目やそのプロセスについて解説します。ITILとその目的－ServiceNow / ITSMとの関係とはITIL（アイティル）とは、Information Technology Infrastructure Libraryの略で、ITサービスマネジメントの数々の成功事例をもとに概念化された、ITサービスマネジメントのプロセスや手法などを含むフレームワークのことです。ITILは、ServiceNowの製品群全体に関わるものでもあり、ServiceNow製品群のひとつである「ITSM」にも深く関係しています。では、ITILとは何かについてご説明していきましょう。ITILが登場した背景と最新版1989年、英国商務省によってITILの初版（V1）が発行されました。それは当時のITサービスプロバイダに向けて示された、ITサービス提供改善のためのスタンダードでした。その後、ITサービスの利用が拡大する中で重要性を増してきたITILは、V2、V3と改訂が重ねられ、2019年2月には最新版のV4が公開されました。現在は、1991年に英国で設立されたitSMF（IT Service Management Forum）という団体がITILの普及と活用促進を担っており、日本でも日本語によるITILの認定試験が行われています。サービスライフサイクルに沿った5つのフェーズITILでは、ITサービスマネジメントを、サービスストラテジ、サービスデザイン、サービストランジション、サービスオペレーション、継続的なサービス改善という5つのフェーズに分けて管理します。それぞれを詳しく見てみましょう。サービスストラテジサービスストラテジ（サービス戦略）のフェーズでは、企業の経営戦略に基づき、どのようにITサービスストラテジを立案するかが示されています。その際に重要なのは、サービスプロバイダが、顧客にとって効果的かつ効率的なサービスマネジメントをどのように構築するかです。具体的には、戦略立案時に不可欠な視点とそのプロセスといえます。具体的には、以下の5つです。 IT戦略サービス管理サービスポートフォリオ管理 ITサービス財務管理需要管理事業関係管理IT戦略サービス管理では、市場調査の結果から競合他社に対する自社の強みを整理し、優れたサービスにするために必要な項目を検討します。サービスポートフォリオ管理は、設計しようとするITサービスが事業目標の達成に貢献するかを確認するプロセスです。投資と予測される成果のバランスを調整します。そして、ITサービス設計と運用の予実管理が、ITサービス財務管理。需要管理は、顧客の需要や自社サービス供給のキャパシティを予測し変化に備えるプロセスで、事業関係管理では、顧客が支払う対価に見合う価値を提供できるようにします。サービスデザインサービスデザイン（サービス設計）では、サービスストラテジに基づき、サービスを設計する際に不可欠となる、次の項目やプロセスが示されています。ITサービスの品質や顧客満足度、費用対効果などを考慮しながら、戦略を実現するサービスを組み立てていくことが重要です。デザインコーディネーションサービスカタログ管理サービスレベル管理可用性管理キャパシティ管理 ITサービス継続性管理情報セキュリティ管理サプライヤー管理これらを考えるには、ITサービスの品質や顧客満足度、費用対効果などを考慮しながら、戦略を実現するサービスを組み立てていくことが重要です。変化する顧客ニーズに対応しうるシステムとしての柔軟性や継続性、セキュリティ対策に加えて、システムに欠かせない機器や技術を提供するサプライヤー管理なども必須になります。また、完成時に加味する将来性も検討しておかなければなりません。このフェーズでは、顧客にとってのITサービスの導入しやすさも重要な課題です。サービストランジションサービストランジション（サービス移行）は、設計したITサービスを運用開始に導くための計画を立てたり、準備を整えたりするフェーズです。サービスストラテジに沿ってデザインされたITサービスを現実のものとするためのプロセスには、次のような項目があります。移行の計画立案およびサポート変更管理サービス資産および構成管理リソースおよび展開管理サービスの妥当性確認およびテスト変更評価ナレッジ管理ここでポイントになるのは、設計されたITサービスをいかにスムーズに構築するかです。具体的には、実現に必要なリソースの手配や配分、調整、運用開始までのスケジューリング、機能のパフォーマンステスト、測定、変更の反映などがあります。提供しようとするITサービスが目的から外れていないか、顧客からの要求を満たしているかなどを検証し、変更を加えることも必要です。サービスオペレーションサービスオペレーション（サービス運用）とは、顧客との合意（契約）に基づいたレベルでITサービスを提供し続けることを意味します。次のような機能が実施され、適切に管理されているかがポイントです。イベント管理インシデント管理要求実現問題管理アクセス管理顧客が実際にITサービスを利用し始めたら、サービスの品質についての定期的な調査や確認が欠かせません。何か問題があれば迅速に解決するなど、品質に対する満足度や信頼感を継続させることが重要だといえます。サービス中断時や何らかの理由でサービス品質が低下した場合、どのように対処するか、顧客とサービスプロバイダ間で事前に役割分担を取り決めておくケースも増えています。継続的サービス改善ここまでに取り上げた4つのフェーズでPDCAを回し、顧客満足度を高めていくことが継続的サービス改善の目的です。このフェーズでは、ITサービスマネジメントのサイクル全体を通じて、ITサービスの改善を継続的に行うためのプロセスが取り上げられます。改善の7つのステップは、次の通りです。測定対象の識別測定の対象の定義データの収集データの処理データの分析情報の提示と利用改善の実施日々刻々と変わるビジネスニーズの中では、ITサービスに対する顧客の要求も変化します。そえゆえ、改善活等は場当たり的なものであってはなりません。このようなITILの基準に従って設計されているのが、ServiceNowのITSMです。ServiceNowでは、ITSMをはじめとしたNow Platform上に構成される製品群を、必要なときに契約することで必要な機能を利用できるようにします。ITILを支える4つのP ここで取り上げたITILのすべてのプロセスにおいて、顧客に価値あるITサービスを提供するために4つのPを考え合わせることが不可欠です。 People（ピープル）：人材や組織 Process（プロセス）：業務の過程や手順 Partner（パートナー）：ベンダーやサプライヤー Product（プロダクト）：製品や技術設計したITサービスがいくら高度な技術やサービスを備えたものであっても、高度過ぎて使われないようでは意味がありません。顧客の課題解決に役立つものとなるようにしましょう。ITSMの理解を深めるために不可欠なITILServiceNowのITSMは、10年を超えるITサービスのベストプラクティスが凝縮されています。効率的かつ効果的なITサービスの提供と継続的な改善を実現するため、クラウドベースの統一されたデータベースを採用し、サイロ化したレガシーシステムの統合や将来的な機能拡張に備えることが可能です。ITSMは、ITILの標準を満たすITサービスマネジメントを実現しています。ご不明な点などは、ServiceNowのパートナーである株式会社DTSにお問い合わせください。

ナレッジ共有で生産性を高める！方法や役立つツールを紹介

社員のスキルアップや業務効率化などを目的に、ナレッジ共有が注目されています。属人化しているナレッジを組織内で共有・活用し、組織全体のスキルや生産性を向上させます。本記事では、ナレッジ共有の方法やメリットなどの基礎的なことと、ナレッジ共有を促進するツールを紹介します。ナレッジ共有とは？ナレッジ共有とは、一人ひとりが持つナレッジを組織全体で共有することです。ナレッジ（knowledge）は、日本語で「知識」や「情報」と訳されます。ビジネスシーンでは「価値のある知識」や「有益な情報」といった意味合いで使われ、自社にとって利益をもたらす知識・情報がナレッジとなります。なお、似た言葉に「ノウハウ」がありますが、ノウハウは自身の経験を通じて習得した知識といった意味合いで使われます。一方のナレッジは、経験しなくても本やインターネットから得た知識も含まれます。そして、ナレッジは以下の3つに分類できます。暗黙知：個人の経験やセンスなどに基づいた、言語化していない知識形式知：マニュアルや図解などで言語化・可視化した知識集合知：多くの人の知識が集まった知識つまりナレッジ共有とは、属人化している暗黙知を、ほかの人でも再現できるように形式知に変換し、組織内の形式知を集めて集合知とすることと表現できます。また、共有されたナレッジを活用して成果を高めることを、ナレッジマネジメントといいます。共有するナレッジの種類社内には多様なナレッジが存在していますが、特に以下のナレッジは組織にとって有益なので共有すべきでしょう。専門知識特定の分野や業務に関する専門的な知識を共有することで、社内の知識レベルが向上し、取引企業への対応などで活かされます。業務プロセス効率的な業務プロセスの共有により、社内の生産性が向上します。また、特定の担当社員しかできなかった業務プロセスを共有すると、誰でも再現可能になり担当社員の負担が軽減するでしょう。成功事例受注につながった提案内容や、評判が良かったプレゼン資料などを共有することで、ほかの社員でも成功率を向上できます。顧客情報顧客の氏名や連絡先などの個人情報だけではなく、関心ごとや購入履歴なども共有すると、どの社員でも対応できるようになります。また、最適なタイミングでアプローチやフォローができます。ナレッジ共有の方法ナレッジ共有の方法は、主に以下の2通りが挙げられます。双方の特徴を理解し、自社が運用しやすい方法を採用しましょう。 WordやExcelなどに蓄積する1つめが、WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトや、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトなどにナレッジを蓄積する方法です。表形式にしたり画像を挿入したりするなど、自社で見やすい形式にカスタマイズして利用できます。ただし、情報量が多くなるとファイル自体が重くなったり、知りたい情報を検索するのに時間がかかる点に注意が必要です。ナレッジ共有ツールを導入する2つめが、ナレッジ共有を促進するツールを導入する方法です。クラウド上で情報を管理するため、インターネット環境があれば、いつでも・どこでも、デバイスを問わずに情報にアクセスできます。リアルタイムで更新でき、最新のナレッジをすぐに共有できるでしょう。社内でナレッジを共有するメリット・効果社内のナレッジ共有を促進することで、次のメリットや効果が期待できます。一人ひとりがスキルアップするナレッジを共有すると、どの社員でも専門知識を身に付けたり特殊な業務を行えたりできるようになります。今まで成果が伸び悩んでいた社員でも、優秀な社員のナレッジを身に付けることができれば、現状を打破して成果を出せるようになるでしょう。一人ひとりの社員がスキルアップできれば、組織全体のスキルも底上げされ、収益への好影響も期待できます。業務が効率化し生産性が向上する成果につながる業務プロセスを共有できれば、効率的に誰でも一定のクオリティの成果をあげられるようになります。また、ほかの社員の成功事例を参考にできるため、成果につながる方法で業務を進められるようになります。ベテラン社員のナレッジを共有すると、新人でもベテラン社員と同じナレッジを習得できるため、人材教育も効率化します。それは社内の生産性向上につながるでしょう。社内の財産になるナレッジ共有ができていないと、社員の退職に伴ってその人の持っているナレッジが消失してしまいます。成功事例や顧客情報などの貴重な情報がなくなり、再び一から経験を積んだり情報を収集したりしなければなりません。また、専門的な業務を担当している社員が退職すると、ほかの社員ではその業務ができず、社内の業務フローが滞る可能性もあります。それに対してナレッジ共有をしておけば、属人化していたナレッジを社内全体で共有できます。社員の退職や異動などがあってもナレッジが消失せず、社内の財産として永続的に活用し続けられるでしょう。また、顧客情報や業務プロセスなどを共有していれば、引き継ぎもスムーズです。ナレッジ共有を促進するツール5選ナレッジ共有は、ツールを活用すると便利です。ナレッジ共有ツールを活用すると、暗黙知をマニュアルや手順書などで形式知に変換できるだけではなく、形式知をまとめて蓄積して集合知にできます。ここからはナレッジ共有に活用できるツールを5種類紹介します。社内FAQツール社内でよくある質問内容を、回答内容とセットにして蓄積できる社内FAQツール。たとえば「業務Aのやり方は？」という質問に対する「○をして△をして□をする」という回答をまとめて蓄積できます。ツールによってはファイル添付できるものもあるので、マニュアルや手順書などのほか、特定業務のフォーマットや受注できたときに使った営業資料なども保存可能です。社内wikiツール社内wikiツールは、属人化しているナレッジや社内に点在している情報を1か所にまとめて管理するためのツールで、Wikipediaの社内版といえます。階層ごとに分類して情報を整理できるため、部署や業務内容などでカテゴリー分けできます。ナレッジのほかにも、会議の議事録や社内資料なども蓄積すると、社内の情報共有を促進します。グループウェアグループウェアとは、チャットやビデオ通話、ファイル共有やスケジュール管理など、社内のコミュニケーションを促す機能が充実したツールです。Google WorkspaceやMicrosoft365などが代表的です。ナレッジの蓄積だけではなく、「私はこのナレッジを使ってアポイントが取れました」などとコミュニケーションもできます。マニュアル作成ツールマニュアル作成ツールを活用すると、テキストや画像、動画などで簡単にマニュアルを作成できます。ツールによっては、各社員のマニュアル活用状況をデータ化したり、テスト問題を作成して各社員の習熟度を把握したりできるものもあります。チャットボットお客様対応の自動化でよく使われているチャットボットですが、専門知識や業務内容などの情報を蓄積しておくと、社内のナレッジ共有を促進する目的でも活用できます。たとえば社員が「○○について知りたい」とメッセージを送信すると、チャットボットが自動で回答を返します。ナレッジ共有を促進する方法を検討しましょう効率的な業務プロセスや、成功につながりやすいコツなど、貴重なナレッジが個々の社員に属人化しているのはもったいないことです。属人化されたナレッジを共有することで、一人ひとりの成果が向上し、組織全体の成果も底上げされます。ナレッジ共有を促進するには、ツールの活用がおすすめです。いつでも・どこでも情報にアクセスでき、リアルタイムで最新のナレッジを手に入れられます。ぜひ本記事で紹介した内容を参考に、自社のナレッジ共有を促進する方法を検討してください。

ServiceNowを例に解説！業務効率化ツールが求められる理由

現代のビジネス環境で企業が成長を続けるには業務効率化が不可欠です。しかし、さまざまな理由から業務効率化に取り組めず、さらに煩雑化が進み生産性が低下することも少なくありません。このような悪循環から脱却するには業務効率化ツールの導入が有効です。今回はその基本的な説明と、おすすめのツールを紹介します。「業務効率化ツール」とは？業務効率化とは、業務プロセスを改善し、時間や労力を最小限に抑え生産性を向上させることを指します。業務効率化ツールは、IT技術を駆使してその達成を支援するソフトウェアです。業務効率化ツールが必要とされるワケ業務効率化ツールが必要とされる背景として、次のような課題が存在しています。1つ目は、日本の人口減少に伴い企業の労働力不足が深刻化していることです。業務の遅延や品質低下などの問題を回避するために、少人数でも十分な労働力を保つことが重要です。2つ目は、業務の多様化・複雑化です。市場環境や顧客のニーズが急激に変化するなかで、従来の方法では対応しきれない部分が生じています。3つ目は、データの活用です。企業が迅速で優れた意思決定を行うためには、膨大なデータを正確に扱う必要があります。同時に、データセキュリティの確保も不可欠です。ツールを導入する3つのメリット業務効率化ツールを導入するメリットには、次のようなものがあります。業務効率の向上業務効率化ツールの導入で、業務の自動化やデジタル化、プロセスの改善などによる業務効率の向上が可能になります。たとえば、タスクの自動化は業務時間の短縮やミスの予防に効果的です。また、情報共有により従業員が必要な情報にアクセスしやすくなると、業務の品質やスピードが向上します。コストの削減従業員が行う煩雑な作業を自動化したり、複数のシステムで行う作業を一元化したりすることで人件費や時間を削減でき、生産性の向上につながります。ミスが減少するため、修正にかかるコストも抑えられます。労働環境の改善大量の手作業やルーティン業務を自動化し、従業員の負担を軽減できます。テレワークの作業環境を整備することで従業員のワークライフバランスを大切にできるほか、ツールのコミュニケーション機能により、ストレスの低減やモチベーションの向上なども期待できます。業務効率化ツールとしての「ServiceNow」「ServiceNow（サービスナウ）」は、企業や組織のDXを促進するために有効な幅広いサービスを提供しており、国内外の多くの企業で導入されています。ここでは、ServiceNowが業務効率化ツールとしてどのように優れているかをご紹介します。「ServiceNow」とは？ServiceNowは、ITサービスマネジメントに特化したクラウドベースのプラットフォームです。多様な業務プロセスの自動化や情報共有、データの一元管理など、多くのメリットがあります。ServiceNowで可能な業務効率化の例は、以下の通りです。ワークフローの自動化ワークフローを自動化し、従業員の時間のむだを削減します。たとえば、請求書の承認プロセスや従業員の勤怠管理などの業務を自動化できます。インシデント管理IT部門の内外で起こるインシデントの記録、調査、復旧プロセスなどが効率的に行えるようになります。リクエスト管理従業員が何かをリクエストする際、その進捗状況を簡単に確認できます。たとえば、資産管理、購買依頼、人事申請、設備予約などを管理できます。連携可能な業務効率化ツールの例【Web会議ツール】Zoom Microsoft TeamsZoom（ズーム）はビデオ会議ツールです。ServiceNowとZoomを連携させることで、Zoomのオンラインミーティングに関する情報をServiceNowに自動的に統合できます。たとえば、ServiceNow上でZoomのミーティングを設定し、ZoomのAPIを介して情報を収集してServiceNow上で管理することができます。また、オンラインミーティングの記録や議事録をServiceNow上で管理し、透明性を高めることもできます。 Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、マイクロソフトが提供するチームコラボレーションツールです。ビジネスチャット、音声・ビデオ通話などの機能に加え、ファイル共有やスケジュール管理などの業務効率化ツールとしても利用できます。連携により、ServiceNowでの作業や通知をMicrosoft Teams上で受け取れ、より円滑なコミュニケーションや業務効率化が可能になります。【電子契約】DocuSignDocuSign（ドキュサイン）は、安全で信頼性の高い電子署名プラットフォームです。ServiceNowとDocuSignを組み合わせることで、契約管理の自動化、承認プロセスの自動化、データの一元管理などが可能となります。さまざまな業務を効率化できるだけでなく、コスト削減やセキュリティの向上にもつながります。【顧客管理·営業支援】Salesforce顧客管理（CRM）システムであるSalesforce（セールスフォース）とServiceNowを連携することで、Salesforceに保存されている顧客情報をServiceNowに自動的に転送することができます。営業、カスタマーサポート、マーケティングなどの業務プロセスを円滑に一元管理できます。また、チケット管理の自動化、業務フローの自動化、双方のレポーティングの統合などさまざまな効率化が可能です。業務効率化ツールの失敗しない選び方業務効率化ツールを選ぶ際には現状の課題を正確に把握し、目的を明確にしましょう。業務担当者の意見をヒアリングし、必要とする機能が備わっているか、操作がしやすいかを確認しておくことも大切です。また、業務効率化ツールには重要な情報が含まれることも多いので、セキュリティの確認も欠かせません。利用が長期にわたる可能性も考慮し、ベンダーの信頼性や安定性、非常時のサポート体制なども調べておくことをおすすめします。そして導入前には必ず試用期間を設けましょう。コストパフォーマンスのチェックもお忘れなく！いざ導入！何から始める？業務効率化ツールを導入する際には、以下のステップで進めることをおすすめします。現状の把握と課題の抽出最適なツールの選定試用期間の設定と立てた指標に対する評価従業員へのトレーニングやベンダーによる導入支援の実施持続的な改善導入後にも改善に向けた取り組みを続けることが重要です。ツールの効果を定期的に評価し、課題の発見・改善を循環させることで、持続的な業務効率化を実現できるはずです。着実なステップで、業務効率化ツールの導入を成功させましょう。まとめServiceNowは多様な業務プロセスに対応しています。さらに幅広い業務効率化ツールと連携可能でカスタマイズ性も高く、さまざまな課題にマッチします。クラウド型なので導入や運用が容易で、かつ、システムの保守やセキュリティもServiceNowが行うため、導入する企業側の負担が少ないという点も大きなメリットです。業務効率化ツールの導入をお考えの方は、ServiceNowを検討してみてはいかがでしょうか。

期待される市民開発事例4選から学ぶメリットと課題点

近年、「市民開発」に取り組む企業が増えています。IT人材不足という課題への対策としてだけではなく、取り組むことそのものによって得られるメリットが大きいことも、市民開発が広まりつつある理由のひとつです。ここでは市民開発とは何かということから、4つの事例と市民開発のメリット・課題についてお伝えします。大企業が取り組み始めている「市民開発」とは大企業が積極的に取り組み始めている市民開発。まずは、市民開発とは何かについて見ていくことから始めましょう。市民開発とは市民開発とは、ITの専門知識がない従業員によるアプリケーションやシステム開発のことです。通常の場合、アプリケーションやシステムの開発・構築には、コンピューターへの指示となるソースコード（プログラミング言語）を用いる必要があります。それに対して市民開発では、視覚的にわかりやすくテンプレート化され、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で開発できるノーコードまたはローコードツールを使用します。両者の違いは記述するソースコードの量です。ソースコードを用いないものをノーコードツール、最小限のソースコードで開発可能なものをローコードツールと呼びます。ノーコードツールのほうが、ソースコードを用いない分、機能は限定される傾向にあります。市民開発が注目される理由市民開発が注目を集めるのには、いくつかの理由があります。 DX（デジタルトランスフォーメーション） IT人材不足ノーコード／ローコードツールの発展業務や日常生活でデジタルデバイスに触れるのは、もはや当たり前となっています。ネットワーク上で行われる取引や提供されるサービスも増えてきました。そのような状況で、事業を成功・拡大させるためにデジタル化は不可欠です。デジタル化へのニーズが高まる一方で、IT人材不足はますます深刻になっています。経済産業省の調査によると、2030年までにIT人材不足は最大で79万人に達する見込みです。このような状況で注目されているのが市民開発で、特に大企業では、ITをベンダー頼みにしているという課題を解決する手法として期待されています。 IT調査・コンサルティングを行うITR社の調査によれば、ノーコード／ローコード開発市場は2019年から2020年に24.3％の伸びを示しました。その後の予測値でも前年度比20％以上で拡大していくと推測され、2023年には1000億円規模になると見込まれています。また、ガートナージャパン社の調査では、エンドユーザーによって開発した（市民開発された）アプリケーションがあるとの回答は62％に上りました。また2024年までに開発されるアプリケーションの65％以上がノーコード／ローコード開発によると予測しています。市民開発の企業事例4選日本での市民開発の導入事例も増えつつあります。その中から4社の事例を紹介しましょう。ニトリニトリは、家具やインテリアの業界大手で、商品企画から製造、物流、販売までを一貫して手がけることで知られています。社内には商品に限らずITも自社で担うという社風があるものの、営業支援システム（SFA）については定着率の低さが課題でした。そこで、社内システムのクラウド化と同時にローコードツールを使って簡単なアプリケーションの開発に挑戦し始めます。Excelで管理していたリフォームの進捗管理をスマートフォンから手軽に入力できるアプリケーションへと刷新したところ、PCを使うことなく入力できることが評判となりました。そこから内製化プロジェクトを立ち上げ、併用期間を経てSFAの置き換えを実現しました。森田鉄工所森田鉄工所は、水道用バルブの製造販売および施工をする従業員約160名の中小企業です。100年超の歴史がありますが、国内8拠点の連携強化のため、ペーパーレス化や業務効率化、全社での情報共有などを課題としていました。特筆すべきは、システム開発未経験の女性社員2名が、営業事務の仕事をしながらローコードツールで開発を進めたという点です。受注や契約情報の一元管理を実現し、製品の種類や細かな仕様、納期、納品場所、施工の有無などを担当者がリアルタイムで入力すれば、誰でも必要なときに参照が可能となり、管理や連絡に費やす手間を大幅に削減しました。ヤマト運輸ヤマト運輸は業界トップクラスの取扱量を誇る、宅配便の大手企業です。年々増加する集配業務に、限られた拠点とトラック、セールスドライバーで対応しなければならないことが課題でした。勘や経験値ではなく、データに基づく効率的な業務遂行が求められていました。そこで、既に導入していたシステムをリアルタイムで情報共有できるようにカスタマイズしました。データ分析担当者や問い合わせの受付者、案件を引きついだ担当者など、複数の担当者が各々の情報や知見を持ち寄り、常に全員が最新情報を確認できるようになったことで連携が強化されました。システムがノーコード／ローコード開発に対応しているため、きめ細やかなカスタマイズが可能となり、よりスピーディーな対応を実現するため、今後も改良を重ねていくとしています。神戸市兵庫県神戸市は、コロナ禍による最初の緊急事態宣言が発出された後、1日約1000件もの問い合わせ対応に追われていました。簡易的な対応が6～7割を占める状況で、本当に保健師などが対応する必要のあるものを精査しなければなりませんでした。そこで、職員によるWEBアプリケーションのローコード開発に着手します。約1か月半後には、新型コロナの健康相談チャットボットをリリースしました。その後も次々とニーズに応じたサービスを約1週間という期間で素早く開発することに成功しました。市民開発のメリットと課題点最後に市民開発のメリットと課題点を確認しておきましょう。市民開発のメリット ITの専門知識がなくても開発できる開発コスト・外注費用の圧縮デジタルの民主化事例で触れたように、ITやプログラミングについての専門知識がなくても、ノーコード／ローコードツールを用いて業務に必要なアプリケーションやシステムを自社で開発できるのは大きな魅力です。開発や運用管理のコストを圧縮するだけではなく、社内の人材活用・戦力アップという側面も見逃せません。ITは専門家に任せきりで、デジタルについては門外漢というスタンスの従業員を積極的に巻き込むことで、DX推進やデジタルの民主化にも役立つでしょう。市民開発における課題全システムとの連携やIT部門との役割分担セキュリティ対応ブラックボックス化、属人化 ITリソース不足を補う有効な手段である一方で、専門知識がない点に対して懸念があるのも事実です。市民開発されたアプリケーションやシステムが乱立して、全社的な統制が取れなくなってはいけません。問い合わせ対応など、市民開発者とIT部門との役割分担や開発時の申請・承認フローなどを明確にしておきましょう。開発されたアプリケーションなどがセキュリティ面で問題ないか、ほかの誰も対応できずブラックボックス化・属人化してないかを確認することも大切です。市民開発の環境を整え、デジタル戦力の強化を市民開発は、専門外の従業員がノーコード／ローコードツールを用いてアプリケーションやシステムを開発する手法です。IT人材不足という目下の課題に対し、社内の人材活用やデジタル戦力アップを通じて、企業にとってポジティブな結果をもたらす可能性が高いといえます。開発部門周辺の人材確保に不安を抱える企業は、市民開発の環境整備を検討してみてはいかがでしょう。

タイパとは？今話題の若者言葉はビジネスにも通じる考え方だった

「タイパ」とは、Z世代を中心に使われる用語でタイムパフォーマンスのことを指し、時間対効果を意味します。タイパを意識した行動の具体例として、映画や動画の2倍速再生や同時視聴などが挙げられます。情報過多のZ世代にとっては、いかに時間を「節約するか」「効率化するか」がトレンドになっているのです。若者言葉に聞こえるタイパですが、実はビジネスでも真価を発揮する考え方でもあるといえます。今回はそんなタイパの意味とビジネスにおける考え方をまとめました。Z世代のキーワード「タイパ」とは？生まれた時からインターネットが存在するZ世代は、常日頃から大量の情報を取捨選択している世代です。また「情報」だけでなく、ありとあらゆる「モノ」があふれている世代でもあります。そのため、「モノ」「コト（経験）」を消費する中で「時間」を効率的に考える傾向にあるのがZ世代です。だからこそ、大量の情報を効率よく処理するために、タイパを意識することがこの世代のトレンドとなっています。タイパを意識する若者は、時間あたりの効率を高めるためさまざまな工夫を凝らします。タイパを高めるための行動例として、１．動画の早送り２．同時視聴／ながら見３．映画・本など要約サイト／ショート動画などが挙げられます。この行動例はZ世代だけのものと思われがちです。しかし、Z世代ではなくても、たとえば仕事で必要になった情報を得る際に、ネット上のまとめ記事などをざっと縦断して適当な知識だけを得るなど、似た行動を取っていることがあるはずです。ここまではZ世代を例に説明をしました。世間にはタイパを考える効率主義を悪くとらえる意見もあります。しかし、タイパをビジネスの世界に置き換えてみると、普段の働き方がちょっと変わるヒントになるかもしれません。ビジネスだからこそ必要なタイパの定義まずは、ビジネスにおけるタイパを定義していきます。タイパとは「時間対効果」タイパとは「タイムパフォーマンス」の略称です。時間あたりのパフォーマンス、つまり時間対効果のことを意味します。身近にある似た言葉として、コスパという言葉があります。コスパは「コストパフォーマンス」。つまり費用対効果という意味で誰もが理解できる単語として知られています。ビジネス上でもたびたび利用されている言葉です。一方で、タイパはビジネス用語としてまだあまり使われていません。そこで次に、ビジネスでタイパの考え方が当てはまる場面を考えていきます。タイパを高めるための取り組みとは？それではビジネスでタイパを高めるためにはどの様な取り組みをしたらよいのでしょう。ここでは「個人視点」のタイパと「組織視点」のタイパという２つの視点で説明します。それぞれ、どのような取り組みがあるか見てみましょう。個人視点のタイパ最もイメージしやすいのが、個人視点のタイパを高める取り組みです。突然ですが「タイパ飯」という言葉をご存知でしょうか。言葉の通り、タイパを意識した食事を意味します。例えばフードデリバリーはその代表的な例です。オフィス勤務でも在宅勤務でも手軽に作れるカップ麺などは一見タイパ飯に見えるかもしれません。ただ、時間的な効率は良くても、バランスの良い栄養（≒効果）を摂取できない食べ物はタイパが良いとはいえません。それに対して、調理の手間なく時間と栄養バランスを買うという点で、フードデリバリーはタイパを高める身近な機能です。また、在宅勤務の方にはタイパを向上してくれるグッズも見逃せません。その中心的存在がスマートスピーカーです。部屋の電気のオンオフ、冷暖房のオンオフ、カーテンの開け締めなど、あらゆる動作を半自動化してタイパを高められます。予定の管理もしてくれるのが心強いところ。そのほかに「代行サービス」もタイパを高める方法のひとつです。代表的なものは家事代行サービスで、仕事の労力と家事の労力をトレードオフし、お金を払って家事の負担を減らす代わりに仕事の成果を上げるという視点で利用することができます。自分の仕事が本来の業務以外のことで忙殺されている場合は、さまざまな代行サービスの活用を会社に提案し、自分のリソースをタイパの高い活動に割くという手も。手続き代行サービスなどは、役所の書類など時間がかかって仕方がないものに抜群な効果を発揮してくれます。幹事代行サービスという、業務外の役割で時間がかかる上に失敗できないポジションを外部に投げられるサービスもあります。忘年会・新年会などで慣れてない役を任されて、苦い経験をしたことがある方も多いはず。プロに任せて仕事が円滑に進むのであれば、それもひとつの手でしょう。おまけに紹介するのは、最近ちょっと流行りの退職代行サービスです。そもそも言い出しにくい退職。そうした精神的な悩みだけでなく、今の会社を退職するまでには手続きに多くの時間がかかるという側面もあります。それらを効率よく確実に実行してくれる代行サービスは、タイパを重視する人が増えた時代だからこそ生まれたといえるのかもしれません。組織視点のタイパとは組織のタイパを高める取り組みの代表例として挙げられるのがワークフローの改善です。組織全体で無駄なタイムロスが生じていないか、見直すところから始めます。方法としては、IT化による業務プロセスの改善や無駄の削減が基本となるでしょう。具体的な例を挙げると、ペーパーレス化や書類の電子承認などがあてはまります。これらを取り入れる企業は非常に多くなってきました。ペーパーレス化は、印刷の手間を取らず、情報の共有をオンラインで可能にします。さらに書類を探す手間もなくなり、パソコン上で検索するだけでよくなります。電子承認についての効果は顕著で、これまで書類承認に印鑑巡りをしていた企業が、パソコンのワンクリックで承認が済むようになり、あっという間にタイパが高まったというケースもよく聞く話です。ここまで聞くと「タイパを高めるためにさっそくIT化をしよう」と思う方も多いはず。しかし、IT化が進んでいない企業は注意が必要です。なぜなら、急なIT化によってシステム連携がうまくいかず部署同士が孤立してしまうという事態がしばしば見受けられるからです。このような現象を「サイロ化」といいます。一般的に組織でIT化を急激に進める際に起こる失敗例といえるでしょう。関連記事：組織やシステムの「サイロ化」が起こる原因と対応策とは？サイロ化を避けるための方法は組織によるため、簡単に避けることは難しいかもしれません。このように、どこからIT化に取り組んだら良いかわからない場合、ITに特化したコンサルティング企業に相談することも視野に入れましょう。企業全体がかけるコストを下げ、結果組織のタイパを高めることにつながります。個人、組織の双方でタイパを高め、成長につなげようここまでの事例を見て、タイパとは、Z世代のトレンドワードではなく、ビジネスにこそ必須の考え方だということがおわかりいただけたと思います。そのためにどんな取り組みをしていくべきか。個人としてのタイパの意識はもちろん大切ですが、それだけでは限界があります。組織をレベルアップさせていくためには、IT化は無視できないポイントとなるでしょう。企業の成長が、タイパに対する意識によって変わる時代が来ています。あなたの企業ではどんな取り組みがなされていますか？

業務プロセス可視化　概要とメリット、行わないリスクを解説

自分や組織の業務の効率が良くないと感じることはありませんか。それは業務プロセスの可視化によって改善できるかもしれません。近年、競合他社との差別化やコスト削減、DX推進などが強く求められるなかで、業務プロセス可視化はまず取り組むべき重要戦略となっています。今回はその意味やメリット、成功へのステップについて紹介します。業務プロセス可視化とは？業務プロセス可視化とは、ある業務の手順や流れを図や表、ツールなどを用いて視覚的に表現をすることです。業務の構造やフローを明確に把握できると、どこで課題や問題が発生しているかを洗い出せるため、適切な改善施策を導き出せます。また、業務の進め方を明確化し、誰もが理解して実行できるようにする効果もあります。業務プロセス可視化は、業務改善へ向けて必要不可欠なステップのひとつとなっています。業務プロセス可視化を行うメリット業務プロセスを可視化し、業務改善を行うことは、企業の経営にさまざまな良い効果をもたらします。ここでは実際にどのようなメリットがあるのかを紹介します。全体像を把握し、進捗管理ができる業務の全体像を把握し、誰がどの業務を担当しているかを明確にした上で進捗状況を管理できるため、問題点（ボトルネック）を早期に特定し、的確で具体的な改善策を講じることができます。たとえば、ある部署で起こった業務遅滞の原因が、業務負荷の偏りや人員の不足だった場合、その調整により全体の進捗を改善することができます。また、同様の問題の予防、再発防止にも有効です。コストを削減、生産性を向上できる業務プロセス可視化により、不要な業務や非効率な業務を特定できるため、人的・物的・時間・経営コストの削減が可能です。タスクの効率化、正確な資源の見積もり、人員配置の最適化、ミスやエラーの予防などによって、人件費や設備費、材料費などのコストが下がり、生産性向上につながります。たとえば製造業において、作業工程を見直したり、作業環境や機器を改善したりすることで、生産ラインの稼働率を向上させ、生産性を高めることができます。効率化によりサービス・品質が向上業務プロセスを統一してマニュアル化したり、担当領域や責任の所在を明確にしたりすることで、不要な作業や人的ミスが減少し、効率化につながります。これによりサービスや品質が向上し、お客様の満足度も高まります。たとえば飲食店において、調理の手順や食材管理を可視化することで、より品質の良い商品をスピーディーに提供できるだけでなく、接客などのサービス面でも改善が期待できます。食材のロスや食中毒などによるトラブルを防ぐことができ、生産性の向上にもつながります。DX推進の第一歩にも！業務プロセス可視化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の重要な要素のひとつです。DXはデジタル技術を活用することによって、企業や組織のビジネス、顧客体験、従業員の働き方などを変革する取り組みです。業務プロセスを可視化することで自動化により効率化できる作業や、デジタル技術の導入により最適化できる業務を見つけ出すことができます。業務プロセス可視化、しないとどうなる？業務プロセスを可視化せず、全体像や各プロセスを把握できないまま経営を進めていった場合、どのようなリスクが存在するのでしょうか。リスクマネジメントができない業務の全体像を把握できていない状態では、適切なリスクマネジメントができません。たとえば、どの部署が担当している何の作業が滞っているか分からなければ、全体の進捗が遅れている原因を特定できず、的確な措置を取ることができないでしょう。顧客からのクレームやトラブルも、予防や早期の発見・評価が困難になるだけでなく、同様の問題が再発する危険も考えられます。さらに、業務プロセス可視化は、法的な観点でも意味があるといえます。問題発生時に責任の所在を明らかにするためにも、プロセスの正確な記録と把握が重要です。業務が属人化してしまう業務プロセスが明確になっていないと、統一されたマニュアルがないために担当者が自分なりの方法で業務に取り組み、他の人には再現できない独自のノウハウが生まれてしまいます。そういった場合、欠員や人事異動などにより担当者が変わると、新しい担当者が業務を引き継ぐ際に非効率になる上に、サービスや品質の低下につながる可能性もあります。また、業務が属人化すると進捗状況も不透明になるため、業務全体の進捗管理が困難になります。残業が増えるなど労働環境の問題も業務の進捗や問題点を把握できないままでは作業も遅れがちになります。プロセスが複雑であったり業務が誰かに偏っていたりする場合、作業が効率的に行われないばかりか、従業員のストレスや過労、残業の増加による人件費の増加、他の作業への支障が生じる危険もあります。業務プロセス可視化は、従業員の負担軽減や労働環境の改善、生産性向上にも役立つのです。業務プロセス可視化、何から取りかかる？業務プロセスの可視化を円滑にスタートし成功させるには、以下のようなステップで進めることをおすすめします。 1. 可視化する業務プロセスの選定2. 業務プロセスを分解し、段階ごとのタスクや責任者を洗い出す3. 2.を整理し、フローチャートやマップなどの図や表に落とし込む4. 3.をもとに、業務プロセスの改善点や問題点を抽出し、改善案を検討する5. 改善案を実施し、効果を定量的に評価する最初に取りかかるべき「可視化する業務プロセスの選定」には、現場のヒアリングが欠かせません。ヒアリングから始めよう業務プロセス可視化に取り組むためには、直接業務に関わる従業員や管理者などに対して、業務プロセスの詳細や問題点、改善案などをしっかりと聞き取ることが大切です。業務フローを正確に把握するとともに、実際に働く人々の意見や要望を取り入れることで、自社の状況に適した改善策を設計することができます。また、現場と経営層の意識の共有や意見の交換ができるため、新たな取り組みや不慣れなデジタル技術を導入する際にもスムーズに進められるようになるといった効果も期待できます。業務可視化ツールの導入業務プロセス可視化には、フローチャート、ワークフロー図、プロセスマップなどのツールが使われています。それにより、各業務の概要や手順、業務と業務のつながりや流れを視覚的に表現し、全体像を理解しやすくすることができます。業務可視化のための多くのITツールにはドラッグ・アンド・ドロップのインターフェースが採用されているので、操作に特別なIT知識は要りません。さらにクラウドで提供されているツールの場合、チームメンバーが同時にプロセスを編集できます。また、業務可視化ツールと他のツールとの連携により、さらなる効率化を目指すことも可能になります。業務プロセス可視化を検討してみましょう！業務プロセス可視化の方法は数多くありますが、ITツールを導入する企業が増えています。ITツールを活用すればデータ収集や分析、情報共有がしやすいほか、クラウド上で管理ができるなどの利点が数多くあります。また、業務プロセスを可視化し、問題点を洗い出した後には改善策を講じ、実施していくことになりますが、その際にもITツールを活用していれば円滑に次のステップに進めるでしょう。

【イベントレポート】ServiceNow Knowledge 2023 in Las Vegasに参加しました！

2023年5月16～18日まで、アメリカ・ラスベガスにて、ServiceNow Knowledge 2023が開催されました。「ServiceNowを使う人と提案する人による、ServiceNowを使いこなしたい人のためのイベント」という本イベントはServiceNow主催イベントとして最大級。1万5千名を超えるゲストが大集合しました。EXPOを思わせる広大な会場では、15の基調講演、80を超えるデモ、600を超えるセッションを連日開催。さらに本イベント参加者限定、日本語でのエクスクルーシブなServiceNowトレーニングもあり、ServiceNowの基本から最新情報まで、多くのことを学ぶ貴重な体験となりました。各セクターにおけるServiceNow活用の最前線！基調講演のポイントはココServiceNow本社CEOの Bill McDermott氏はじめ、ServiceNow本社幹部やお客様による基調講演では、金融、IT、公共など様々なセクターにおける、ServiceNowの最新活用事例が紹介されました。やはり世界は広い！そして変化のスピードが速い！そのダイジェストをご紹介します。Putting yes to work初日のメインステージキーノートは、ServiceNow本社CEOのBill McDermott氏による「すべての仕事をYESにする」をテーマとした最新の取り組みについて。NPOによるNow Platform活⽤⽀援事業である「ServiceNow.org」や、デジタル⼈材へのスキルトランスフォーメーションを⽀援するための取り組みとして「RiseUp with ServiceNow」が紹介されました。また、この先の18か月でテクノロジーが急速に進化するとし、「AIと人間の協業」、「IT部門とビジネス部門の伴走」、「Put Yes to Work」の3つのキーワードをもとに、次の18か月に対峙するための重要なアイデアが共有されました。Innovating with the ServiceNow platform and workflows2日目のメインステージキーノートでは、ServiceNow本社COOのCJ Desai氏による「Now Platformのイノベーション」について。Now Platformの3つの注力領域「ITオートメーション」、「デジタルエクスペリエンス」、「インテリジェンス」について、Amazon社やStarbucks社の事例を紹介。また、昨今注目を集めるGenerative AIに対するServiceNowの戦略が紹介されました。Knowledge Unscripted3日目のメインステージキーノートでは、パンデミックなどの難局を乗り切ったビジネスリーダーの一人としてニュージーランド前⾸相のJacinda Ardern⽒が招かれ、ServiceNowのNick Tzitzon氏との対談が⾏われました。Ardern⽒が政治家を志した背景や、大切にしている信念などについても語られました。また、後半ではServiceNow社のリーダー達を交えたパネルセッション開かれ、ライブでの質疑応答が行われました。参加者からはGenerative AIやローコード・ノーコード開発に関する質問が多く寄せられ、業界内での関心の高さを実感しました。限定コンテンツ：日本語によるServiceNowトレーニング今回日本人参加者の中で注目を集めていたのが、日本のServiceNow認定トレーナーによるトレーニングセッション。「Welcome to ServiceNow (ServiceNow超入門)」、「Welcome to Citizen Development (市民開発超入門)」の２つのセッションは、開発者の視点から、改めてServiceNowの強みや良さを理解できたと好評でした。ServiceNowに見る「世界の中の日本」今回イベントでAmazon社やStarbucks社などグローバル企業の先進的事例を聞き、改めて日本よりもデジタルシフトが加速していると感じました。「顧客・従業員体験の向上」について企業自らが積極的に取り組み、経営陣から従業員までビジネスに関わる全ての人間に価値を提供できるビジネス変革を追求・実行することが大切だと心に刻みました。今回はアメリカでの開催ということもあり、ServiceNowのグローバル感、スケール感、スピード感を肌で感じる出張となりました。また、日本のお客様にまだServiceNowの魅力をお伝えしきれていない！グローバルレベルのサービスをさらに高いクオリティでご提供したい！と改めて誓いつつ、帰途につきました。これからも目まぐるしく革新していくであろうServiceNow、その最新情報を今後もお届けしてまいります。