コラム

IT資産管理における課題と自動化・最適化の方法

IT資産管理の必要性がわからない、やるべきだと考えているがリソースが足りないと悩んでいる方もいるでしょう。そこでこの記事では、IT資産管理が必要な理由を詳しく解説。さらに、IT資産管理におけるよくある課題と自動化・最適化による解決策も紹介します。この記事を参考にIT資産管理を効率化し、コストの削減やセキュリティの向上につなげましょう。IT資産管理とはIT資産管理とは、PCやサーバー、ソフトウェアなどのITに関連する資産がどの程度あるかを把握し、効果的に活用することです。実体として目に見えるものだけでなく、ライセンスやクラウドの管理もIT資産管理に含まれます。社内に何がどのくらいあるかだけでなく、どのような機器がネットワークに接続されているかの管理を求められるケースも少なくありません。IT資産管理は、社内のIT資産を無駄なく安全に活用するために欠かせない仕事です。IT資産管理の必要性 IT資産管理には、手間がかかります。それでもIT資産管理が必要な理由を詳しく解説します。コストを削減できる可能性があるIT資産管理の実施は、コストの削減につながります。社内で保有しているIT機器やライセンスを管理しきれていない場合、活用できるものがあるにも関わらず新たに購入してしまうケースも考えられるでしょう。また、古くて誰も使っていないにも関わらず、場所を占有している機器の処分も検討できます。さらに、使用頻度の低いサブスクリプションサービスに不要な費用を支払い続けることも避けられるでしょう。 IT資産管理を実施することで、機器やサービスの利用状況を最適化し、無駄な出費を減らせる可能性があります。セキュリティの強化につながるIT資産管理は、セキュリティ向上のためにも重要です。利用している機器やソフトウェアのバージョンを把握していない場合、最新化ができていなくても気づけない危険性があります。最新化されていないソフトウェアや機器には脆弱性があることも少なくありません。脆弱性がある状態のまま放置していると、外部から攻撃されるリスクが高まります。また、IT資産管理を行っていないと、許可を得ていない端末やUSBメモリが社内のネットワークに接続される可能性もあるでしょう。個人の所有端末が社内ネットワークに接続されると、情報漏洩のリスクが高まります。従業員に対して、最新バージョンへのアップデートを義務付け、個人の端末の接続を禁止している企業も多くあります。しかし、禁止するだけでなく問題が発生したときには管理者側がすぐに気づける状況を作っておくことも重要です。セキュリティ対策としても、IT資産管理は欠かせない取り組みだといえるでしょう。コンプライアンスの遵守につながるコンプライアンスを遵守するためにも、IT資産管理は重要な取り組みです。ソフトウェアのライセンスでは、インストールできる台数の許容範囲が定められています。許容範囲を超えた台数にインストールした場合、著作権の侵害と見なされ刑事罰の対象となる場合もあります。また、固定資産となる機器は毎年資産計上を行わなければなりません。会計処理に誤りがあると、企業の信用問題に発展する可能性もあるでしょう。 IT資産管理は、上記のように大きな問題につながるミスや不正を防止するために重要です。IT資産管理における課題 IT資産管理を実施したいと考えていても、現実的にはうまく運用できていない企業も多くあります。うまく運用できない背景にはどのような原因があるのか、IT資産管理における課題を確認しておきましょう。端末の種類や数が多く管理が追いつかない端末の種類や台数が多い場合、IT資産管理が追いつかないケースがあります。近年、企業で扱う端末の数は増加傾向にあります。スマートフォンにタブレット端末、パソコンなど、1人が複数の端末を扱うケースはもはや珍しいものではありません。特にテレワーク環境では、会社内と自宅で別の端末を利用することもあるため端末の数が増えがちです。さらにクラウド環境なども加えると、多様なIT資産を管理しなければならず、管理が追いつかなくなってしまうこともあるのです。IT資産管理のルールが定まっていないルールが定まっていないために、うまくIT資産管理を進められないケースもあります。企業によっては、各部署ごとにIT資産を管理している場合もあるでしょう。そのような場合には、部署ごとに異なるルールでIT資産管理を進めているケースも少なくありません。また、共通のルールを設定しているにも関わらず、実践できない部署が発生する場合もあります。特に手作業による管理を行っている場合、管理担当者による作業内容のばらつきが発生しやすくなります。ルールを定めるだけでなく、その後ルールどおりに管理が実践されているかの確認も必要です。効率化を進められていないIT資産管理を行っているものの、登録や更新情報を確認するのみで効率化を進められていないケースもあります。 IT資産の登録には手間がかかります。1つずつ情報を確認し、記録するだけでも膨大な時間がかかるでしょう。さらに、不要な機器の処分や機器のメンテナンスまで含めると、負担が大きくなり最低限の作業をこなすだけで精一杯になってしまいます。もちろん、セキュリティの向上やコンプライアンス遵守のために、IT資産管理を行うのは重要です。しかし、効率化を進められなければ、IT資産管理のメリットを十分に享受できているとはいえません。また、効率化されていないことが原因で余計な手間がかかってしまい、不要なリソースを使う悪循環となる場合もあります。そのため効率化を進められないことも、IT資産管理における大きな課題の1つといえるでしょう。「ServiceNow」でIT資産管理を効率化「ServiceNow」を利用すれば、IT資産管理の効率化が可能です。ここからは、ServiceNowの特徴を紹介します。CMDBを通じたハードウェア資産管理「ServiceNow」ではCMDB（構成管理データベース）に情報を集約し、一元化された情報源として扱います。これにより、IT資産管理の手間が削減できるとともに、部署ごとにIT資産が管理され、全体像が把握できないといった事態を避けられます。さらに、保証やサービス契約、リース契約、サポート終了などのタイミングもシステムを通じて追跡可能です。そのため、エクセルなどを用いてIT資産管理を行う場合と比べて手間がかからず見落としも防げるでしょう。未使用資産を特定「ServiceNow」を利用すると、ほとんど使われていないハードウェアやSaaSサブスクリプションの特定も可能です。使用していない資産を特定することで、それらの資産を活用するか、もしくは処分・解約するかを判断できます。結果的に、無駄の削減につながるでしょう。無駄を特定し効率の良いIT資産管理の運用ができるようになると、それまで浪費してしまっていた分の費用が浮きます。浮いた費用を投資に回せば、さらなる業務効率化も期待できます。ライセンス違反リスクの低減「ServiceNow」を利用することで、ライセンスのないソフトウェアの利用をリアルタイムに把握できます。さらに、コンプライアンスに関する問題を自動で解決するための手順も設定可能です。そのため、問題が起きた場合でも迅速に対応し、違反のリスクを低減できます。また、複雑なライセンスの最適化も可能なため、より効率のよいライセンス運用も可能です。ライセンス違反を起こすと違約金が発生する可能性もありますが、自動で対応できるよう設定しておくことで、そのリスクを避けられます。IT資産管理をより効率的に IT資産管理とは、自社がどのようなデバイスやソフトウェア、クラウドサービスを活用しているかを把握するためのものです。適切なIT資産管理を行うことにより、コストの削減やセキュリティの向上につながるといったメリットがあります。しかし、端末数が多い、ルールが定まっていないといった理由でなかなかIT資産管理を進められない企業があるのも事実です。そこで、便利なのがIT資産管理を効率化できるServiceNow ITAMです。ServiceNow ITAMを活用すれば、ハードウェア資産管理や未使用資産の特定、ライセンス違反リスクの低減が可能です。ServiceNow ITAMにご興味のある方は、まず一度お問い合わせください。

アプリ開発の費用相場は？内訳とコストダウンする方法を紹介

アプリの開発コストを下げるには、まず開発費用の内訳を詳しく知ることが求められます。搭載する機能によっても費用には大きな差が生じます。この記事ではアプリ開発の費用の内訳やコストダウンできる開発アプローチの種類、搭載する機能の開発費用などについて、詳しく解説します。アプリ開発費用の内訳まずは、アプリ開発費用がどのような内訳になっているのかを、詳しく見ていきます。具体的には主に以下の5つです。人件費開発期間サーバーに関する費用運用コストデザイン人件費アプリ開発における人件費は、プロジェクトの規模や複雑さ、開発期間、チームのスキルレベルによって大きく異なります。具体的には、開発者の経験や専門性に応じて時給または月給が設定され、全体の開発費用が決定されます。開発期間アプリ開発の期間は、アプリの複雑さ、機能の多さ、使用される技術の新規性に大きく依存します。簡単なアプリであれば数週間から数ヶ月で完成することがありますが、複雑なものでは数ヶ月から数年かかることもあるからです。開発期間が長くなるほど、人件費も増加します。サーバーに関する費用アプリ開発におけるサーバーに関する費用は、アプリの種類、利用者数、データの量、そして必要とされるサーバーの性能によって大きく変動します。基本的に、アプリが大量のデータを処理する必要がある場合や、高いトラフィックを想定する場合は、それに応じたサーバーの規模が必要となり、費用も高くなるのです。運用コストアプリ開発後の運用コストは、アプリを安定して動作させ、ユーザーに継続的なサービスを提供するために不可欠です。運用コストには、サーバーの維持費用、データベースの管理、セキュリティ対策の更新、定期的なバックアップ、アプリのアップデートやバグ修正などが含まれます。運用コストの相場は、アプリの規模、複雑性、使用するクラウドサービスの種類によって大きく異なります。デザインアプリ開発におけるデザイン費用は、アプリの魅力とユーザーエクスペリエンス（UX）を大きく左右する重要な要素です。デザインには、ユーザーインターフェース（UI）の設計、ユーザーエクスペリエンスの設計、アイコンやロゴなどのグラフィックデザインが含まれます。これらのデザイン作業は、アプリの使いやすさ、見た目の魅力、直感的な操作性を決定づけるため、専門的な知識とスキルが求められます。【開発アプローチ別】アプリ開発の費用相場ここからは開発アプローチごとのアプリ開発費用の相場を詳しくみていきます。ここで紹介する開発アプローチは、以下の4つです。ノーコード開発ローコード開発ハーフスクラッチ開発フルスクラッチ開発ノーコード開発ノーコード開発では、専門的なプログラミングスキルがなくてもアプリを開発できるプラットフォームを利用します。これにより、開発にかかる時間とコストを大幅に削減することが可能です。具体的な費用相場は、プロジェクトの規模や複雑さ、使用するノーコードプラットフォームによって異なりますが、一般的には数十万円から数百万円程度でアプリを開発できます。たとえば、小規模なビジネスアプリケーションやプロトタイプの開発では、数十万円程度で済むケースもあります。一方、より高度な機能やカスタマイズが必要なプロジェクトでは、費用は数百万円に上ることもあります。しかし従来の開発方法に比べれば、依然としてコストパフォーマンスに優れていると言えるでしょう。ローコード開発ローコード開発とは、従来の開発手法に比べてプログラミングの専門知識が少なくてもアプリケーションを開発できるプラットフォームを利用した開発手法です。ローコード開発を採用することで、数百万円単位の開発費用が数十万円程度にまで抑えられる可能性があります。ただし、アプリケーションの要件が高度かつ複雑である場合や、高度なカスタマイズが必要な場合は、コストが増加する可能性があるため、注意が必要です。ハーフスクラッチ開発ハーフスクラッチ開発とは、既存のフレームワークやライブラリを活用しつつ、必要に応じてカスタム開発を行う開発手法です。ハーフスクラッチ開発の費用相場はプロジェクトの規模や複雑さ、使用する技術やフレームワークによって大きく異なりますが、一般的には数百万円から数千万円の範囲になることが多いです。フルスクラッチ開発フルスクラッチ開発とは、プロジェクトの特定の要件に合わせて、ゼロからコードを書き上げる開発手法です。他の開発手法に比べて時間とコストがかかる傾向がありますが、その分、独自の機能や特定のビジネスニーズに合致したアプリを開発可能です。フルスクラッチ開発の費用相場は一般的に、数百万円から数千万円の範囲で変動することが多く、大規模かつ複雑なアプリケーションの場合はそれ以上の費用がかかることもあります。【搭載する機能別】アプリ開発の費用内訳ここからはアプリに搭載する機能ごとのアプリ開発費用の内訳を、以下の4つのケースについて、詳しく解説します。オペレーティングシステム（Android／iOS）ログイン機能決済機能他アプリとの連携機能オペレーティングシステム（OS・Android／iOS）アプリ開発において、オペレーティングシステム（OS）の選択は開発費用に大きな影響を与えます。 Androidアプリの開発は、多様なデバイスと画面サイズに対応する必要があるため、テストと調整により時間がかかることがあります。一方で、iOSアプリは比較的限定された種類のデバイスに対応するため、テストと調整のプロセスが簡素化され、開発期間が短縮されることがあります。ログイン機能ログイン機能の開発費用は、その複雑さやセキュリティ要件によって異なりますが、一般的なシンプルなメールアドレスとパスワードによるログインから、ソーシャルメディアアカウントを利用したログイン、多要素認証を含むより高度なセキュリティ機能まで、さまざまなオプションがあります。開発費用の相場は、シンプルなログイン機能であれば数十万円程度から、より複雑な認証システムやセキュリティ機能を含む場合は数百万円以上です。決済機能決済機能は、特にEコマースアプリやサービス提供アプリに不可欠な要素です。決済機能の開発費用は、採用する決済方法の種類（クレジットカード決済、デジタルウォレット、銀行振込）、取り扱う通貨の種類、決済プロセッサーとの契約条件、セキュリティ要件のレベルなどによって変動します。一般的には、シンプルな決済システムの開発には数十万円から数百万円程度かかることがあります。他アプリとの連携機能他アプリとの連携機能の開発費用は、連携するアプリの種類、必要とされるAPIの複雑さ、認証方法、データの同期方法などによって変動します。一般的にはシンプルなAPI連携であれば数十万円からで、より高度な連携機能や複数のアプリとの連携が必要な場合は、数百万円以上です。アプリ開発費用を抑えるポイントここからは、以下の5つのポイントに絞って、アプリ開発費用を抑えるポイントを紹介します。ローコード開発ツールを採用する要件定義を明確にし確定させる相見積もりをとるフリーランスエンジニアを採用する補助金を活用するローコード開発ツールを採用するローコード開発ツールは、複雑なコーディング作業を必要とせずに、ドラッグアンドドロップのインターフェースやプリセットされたテンプレートを活用してアプリの開発が行えます。これにより開発プロセスが簡略化され、開発にかかる時間が短縮されるのです。時間が短縮されることは、開発コストの削減に直結します。要件定義を明確にし確定させる要件定義とは、開発するアプリが満たすべき機能や性能、インターフェースなどの条件を具体的に定める作業のことです。要件が明確でないと、開発途中で新たな要件が追加されたり、既存の機能を変更する必要が生じたりする恐れがあります。追加作業は開発スケジュールの遅延を招き、結果的に開発コストの増加につながるのです。要件を事前に明確にしておくことで、このような追加作業を最小限に抑えられます。相見積もりをとるアプリ開発で費用を抑える重要な戦略の一つが、複数の開発会社から相見積もりを取ることです。相見積もりを行うことで、最もコストパフォーマンスの高い開発パートナーを選べます。さらに開発しようとしているアプリ開発の相場を把握できるほか、パートナーから提供されるサービス内容や品質、サポート体制を比較することも可能です。フリーランスエンジニアを採用するアプリ開発においてコストを抑える有効な方法は、フリーランスエンジニアを採用することです。フリーランスエンジニアは通常、求人会社を通じてエンジニアを雇用する場合と比較して、コストパフォーマンスが高い傾向にあります。これは、フリーランスエンジニアがオフィススペースのコストや、企業の管理コストなどを必要としないためです。またプロジェクトごとに柔軟に契約できるため、不要な期間の人件費を削減できます。補助金を活用するアプリ開発のコストを効果的に抑える方法の一つが、補助金を活用することです。多くの政府機関や公的機関は、技術革新や中小企業の成長を支援するために、補助金や助成金のプログラムを提供しています。補助金や助成金は、開発プロジェクトに要する費用の一部を直接的にカバーします。これにより、自己資金で賄う必要がある開発費用を削減でき、資金繰りの負担が軽減されます。まとめ～アプリの導入費用を下げたいならServiceNowノーコード開発ツールやローコード開発ツールを採用すると、人件費や開発期間を節約できるため、全体的なアプリ開発費用を下げることが可能です。自社開発することでコスト削減効果が期待でき、開発ノウハウの蓄積も可能となるでしょう。 ServiceNowが提供する開発ツールは、ローコードとノーコードの開発環境が充実しており、プログラミングの知識がない人でも比較的簡単にアプリを作ることが可能です。直感的に操作できる優れたUIを備えているため、操作に戸惑うことなくスムーズに運用できるでしょう。 ServiceNowの開発ツールにご興味のある方は、一度お問い合わせください。

業務改革DX

カスタマーサポートとは？ ServiceNow／CSM・FSMで顧客満足度をUP！

カスタマーサポートとは、顧客からの問い合わせに対応し、不満や疑問の解決を支援する仕事です。本記事では、カスタマーサポートの仕事内容や役割を解説した上で、成功のポイントである「ツール活用」について説明します。また、社内のあらゆる業務を効率化する「ServiceNow（サービスナウ）」で提供しているツールのうち、カスタマーサポートで役立つ「CSM」と「FSM」を紹介します。カスタマーサポートとはカスタマーサポートとは「顧客支援」と直訳できるように、顧客からの問い合わせに対応し、不満や疑問を解決する仕事です。部署として「カスタマーサポート部」を設置している企業もあり、顧客対応の要となる部署といえます。企業の窓口であるため、丁寧かつ迅速な対応が求められます。時には、技術者や販売員などの現場担当者が直接顧客に対応するように連携する場合もあります。カスタマーサポートが対応する問い合わせには、次のようなものがあります。使い方や操作方法などの質問、疑問不満改善要望修理依頼このようにカスタマーサポートが対応する内容は多岐にわたるため、担当者は自社製品・サービスについての知識だけでなく、ヒアリング力や折衝力なども必要となります。カスタマーサポートの仕事内容カスタマーサポートの仕事は簡単に表現すると「顧客対応」になりますが、その仕事の中身は実に多岐にわたります。この章では主な仕事内容を紐解いて解説します。問い合わせ対応カスタマーサポートのメインとなる仕事は、顧客からの問い合わせ対応です。問い合わせと一口に言っても、質問やクレームなどさまざまです。問い合わせ内容から顧客の状況やニーズを探り、解決方法の提示や対策の提案を行います。対応品質によって、顧客からの自社に対する評価が変わってくるため、非常に重要な仕事です。顧客情報の管理顧客情報の管理も行います。氏名や連絡先などの個人情報に紐づけて、問い合わせ履歴や対応履歴、購入履歴などを管理します。顧客に関するあらゆる情報が一元化されることで対応の漏れや重複を防ぎ、過去の問い合わせ履歴や購入履歴に応じた最適な提案ができるなど、さまざまな効果が期待できます。FAQやマニュアルの作成顧客から寄せられた問い合わせ内容をもとにして、FAQやマニュアルを作成します。FAQやマニュアルは、顧客用と社内用を作成する必要があります。顧客用のFAQやマニュアルを公開しておけば、顧客が自分で使い方を調べたり操作方法を理解したりできるため、カスタマーサービスに聞かなくても自ら問題を解決できます。顧客の自発的な問題解決を促せれば、問い合わせ件数が減り担当者の負担が削減され、より生産性の高い業務にリソースを投入できるでしょう。また、社内用のFAQやマニュアルは、問い合わせ対応の際に必要になります。よくある質問と回答方法をまとめておくと、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。また、話し方や言い回しなどをマニュアル化しておけば、対応品質の一定化にもつながるでしょう。現場担当者との連携カスタマーサポートは、問い合わせ内容によって現場担当者と連携することもあります。たとえば修理依頼があった際は、現場に行って修理するよう技術者に依頼します。また返品の必要が起きた時には、実店舗で返品対応をするよう販売員に指示を出すこともあるでしょう。このように現場担当者とスムーズに連携を取り、顧客が満足できるよう対応する必要があります。カスタマーサポートの役割と必要性続いて、企業の中でカスタマーサポートが果たす役割と、その必要性を解説します。顧客満足度の向上顧客満足度の向上は、カスタマーサポートの大きな役割のひとつです。問い合わせをしてくる顧客は、商品やサービスに対して不満や疑問を抱いているため、少なからず信頼感が低下している状態です。しかし、カスタマーサポートが顧客の不満を解消したり、質問に対して正確に答えたりすることで信頼感を回復できます。さらに迅速かつ丁寧な対応をすれば「気持ちの良い対応をしてくれた」という印象に変わり、満足度が向上してリピート購入や契約継続にもつながります。また、「誰かに紹介したい」という心理になり、家族や友人に紹介してくれたり、SNSで良い口コミを発信したりしてくれるため、コストをかけずに新規獲得にもつながり、売上アップも期待できるでしょう。顧客からのフィードバックの活用もうひとつの大きな役割が、顧客からのフィードバックを事業成長へとつなげることです。カスタマーサポートは、要望や不満など、顧客からのフィードバックを得られる仕事です。「もっとこうしてほしい」「こんな機能がほしい」などの反響を開発部門や企画部門などに展開することで、新商品の開発や商品・サービスのブラッシュアップにつなげることができます。フィードバックの活用によって、より顧客のニーズに合った商品・サービスを提供できるようになるため、カスタマーサポートは企業の成長にとって重要な仕事なのです。カスタマーサポート成功のポイントはツール活用上記のように多岐にわたるカスタマーサポートの仕事では、膨大な情報を扱います。そのためツールを活用してあらゆる情報を管理し、社内での情報共有を促す必要があります。カスタマーサポートで活用できるツールには、次のようなものが挙げられます。 CTI チャットボットメール配信システム問い合わせ管理ツール CRM社内のあらゆる業務の効率化をサポートする「ServiceNow」では、カスタマーサポートの業務に最適な2つの製品を提供しています。それが、顧客対応を促進する「CSM（カスタマーサービスマネジメント）」と、現場担当者の適切な管理を実現する「FSM（フィールドサービスマネジメント）」です。この2つのServiceNow製品について、特徴を紹介します。ServiceNowの「CSM」ServiceNowの「FSM」は、システムや機器の設置・修理・メンテナンス・撤去などで顧客のもとを訪問する現場担当者を管理できるツールを指します。具体的には、現場担当者のスケジュールや指示内容などの管理を行い、適切に対応できているか把握するためのツールです。カスタマーサポートに寄せられた問い合わせのうち、現場担当者が対応すべき案件はServiceNowの「FSM」で適切に管理できるでしょう。まとめカスタマーサポートの仕事は「顧客からの問い合わせに対応しているだけ」というイメージが強いかもしれませんが、実際には顧客情報管理や現場担当者との連携など、複数の業務をこなしています。また、顧客と直接関わり合うため、企業の成長にとって欠かせない役割を担います。カスタマーサポートを活用して企業成長につなげるためには、ServiceNowのCSMとFSMの活用をおすすめします。さらに社内の生産性を高めたいのであれば、CSMとFSM以外のServiceNow製品を併用するのも効果的です。株式会社DTSは、ServiceNowのパートナーとして顧客の課題に最適なServiceNow製品をご提案します。まずは一度お問い合わせください。

ナレッジ共有で生産性を高める！方法や役立つツールを紹介

社員のスキルアップや業務効率化などを目的に、ナレッジ共有が注目されています。属人化しているナレッジを組織内で共有・活用し、組織全体のスキルや生産性を向上させます。本記事では、ナレッジ共有の方法やメリットなどの基礎的なことと、ナレッジ共有を促進するツールを紹介します。ナレッジ共有とは？ナレッジ共有とは、一人ひとりが持つナレッジを組織全体で共有することです。ナレッジ（knowledge）は、日本語で「知識」や「情報」と訳されます。ビジネスシーンでは「価値のある知識」や「有益な情報」といった意味合いで使われ、自社にとって利益をもたらす知識・情報がナレッジとなります。なお、似た言葉に「ノウハウ」がありますが、ノウハウは自身の経験を通じて習得した知識といった意味合いで使われます。一方のナレッジは、経験しなくても本やインターネットから得た知識も含まれます。そして、ナレッジは以下の3つに分類できます。暗黙知：個人の経験やセンスなどに基づいた、言語化していない知識形式知：マニュアルや図解などで言語化・可視化した知識集合知：多くの人の知識が集まった知識つまりナレッジ共有とは、属人化している暗黙知を、ほかの人でも再現できるように形式知に変換し、組織内の形式知を集めて集合知とすることと表現できます。また、共有されたナレッジを活用して成果を高めることを、ナレッジマネジメントといいます。共有するナレッジの種類社内には多様なナレッジが存在していますが、特に以下のナレッジは組織にとって有益なので共有すべきでしょう。専門知識特定の分野や業務に関する専門的な知識を共有することで、社内の知識レベルが向上し、取引企業への対応などで活かされます。業務プロセス効率的な業務プロセスの共有により、社内の生産性が向上します。また、特定の担当社員しかできなかった業務プロセスを共有すると、誰でも再現可能になり担当社員の負担が軽減するでしょう。成功事例受注につながった提案内容や、評判が良かったプレゼン資料などを共有することで、ほかの社員でも成功率を向上できます。顧客情報顧客の氏名や連絡先などの個人情報だけではなく、関心ごとや購入履歴なども共有すると、どの社員でも対応できるようになります。また、最適なタイミングでアプローチやフォローができます。ナレッジ共有の方法ナレッジ共有の方法は、主に以下の2通りが挙げられます。双方の特徴を理解し、自社が運用しやすい方法を採用しましょう。 WordやExcelなどに蓄積する1つめが、WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトや、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトなどにナレッジを蓄積する方法です。表形式にしたり画像を挿入したりするなど、自社で見やすい形式にカスタマイズして利用できます。ただし、情報量が多くなるとファイル自体が重くなったり、知りたい情報を検索するのに時間がかかる点に注意が必要です。ナレッジ共有ツールを導入する2つめが、ナレッジ共有を促進するツールを導入する方法です。クラウド上で情報を管理するため、インターネット環境があれば、いつでも・どこでも、デバイスを問わずに情報にアクセスできます。リアルタイムで更新でき、最新のナレッジをすぐに共有できるでしょう。社内でナレッジを共有するメリット・効果社内のナレッジ共有を促進することで、次のメリットや効果が期待できます。一人ひとりがスキルアップするナレッジを共有すると、どの社員でも専門知識を身に付けたり特殊な業務を行えたりできるようになります。今まで成果が伸び悩んでいた社員でも、優秀な社員のナレッジを身に付けることができれば、現状を打破して成果を出せるようになるでしょう。一人ひとりの社員がスキルアップできれば、組織全体のスキルも底上げされ、収益への好影響も期待できます。業務が効率化し生産性が向上する成果につながる業務プロセスを共有できれば、効率的に誰でも一定のクオリティの成果をあげられるようになります。また、ほかの社員の成功事例を参考にできるため、成果につながる方法で業務を進められるようになります。ベテラン社員のナレッジを共有すると、新人でもベテラン社員と同じナレッジを習得できるため、人材教育も効率化します。それは社内の生産性向上につながるでしょう。社内の財産になるナレッジ共有ができていないと、社員の退職に伴ってその人の持っているナレッジが消失してしまいます。成功事例や顧客情報などの貴重な情報がなくなり、再び一から経験を積んだり情報を収集したりしなければなりません。また、専門的な業務を担当している社員が退職すると、ほかの社員ではその業務ができず、社内の業務フローが滞る可能性もあります。それに対してナレッジ共有をしておけば、属人化していたナレッジを社内全体で共有できます。社員の退職や異動などがあってもナレッジが消失せず、社内の財産として永続的に活用し続けられるでしょう。また、顧客情報や業務プロセスなどを共有していれば、引き継ぎもスムーズです。ナレッジ共有を促進するツール5選ナレッジ共有は、ツールを活用すると便利です。ナレッジ共有ツールを活用すると、暗黙知をマニュアルや手順書などで形式知に変換できるだけではなく、形式知をまとめて蓄積して集合知にできます。ここからはナレッジ共有に活用できるツールを5種類紹介します。社内FAQツール社内でよくある質問内容を、回答内容とセットにして蓄積できる社内FAQツール。たとえば「業務Aのやり方は？」という質問に対する「○をして△をして□をする」という回答をまとめて蓄積できます。ツールによってはファイル添付できるものもあるので、マニュアルや手順書などのほか、特定業務のフォーマットや受注できたときに使った営業資料なども保存可能です。社内wikiツール社内wikiツールは、属人化しているナレッジや社内に点在している情報を1か所にまとめて管理するためのツールで、Wikipediaの社内版といえます。階層ごとに分類して情報を整理できるため、部署や業務内容などでカテゴリー分けできます。ナレッジのほかにも、会議の議事録や社内資料なども蓄積すると、社内の情報共有を促進します。グループウェアグループウェアとは、チャットやビデオ通話、ファイル共有やスケジュール管理など、社内のコミュニケーションを促す機能が充実したツールです。Google WorkspaceやMicrosoft365などが代表的です。ナレッジの蓄積だけではなく、「私はこのナレッジを使ってアポイントが取れました」などとコミュニケーションもできます。マニュアル作成ツールマニュアル作成ツールを活用すると、テキストや画像、動画などで簡単にマニュアルを作成できます。ツールによっては、各社員のマニュアル活用状況をデータ化したり、テスト問題を作成して各社員の習熟度を把握したりできるものもあります。チャットボットお客様対応の自動化でよく使われているチャットボットですが、専門知識や業務内容などの情報を蓄積しておくと、社内のナレッジ共有を促進する目的でも活用できます。たとえば社員が「○○について知りたい」とメッセージを送信すると、チャットボットが自動で回答を返します。ナレッジ共有を促進する方法を検討しましょう効率的な業務プロセスや、成功につながりやすいコツなど、貴重なナレッジが個々の社員に属人化しているのはもったいないことです。属人化されたナレッジを共有することで、一人ひとりの成果が向上し、組織全体の成果も底上げされます。ナレッジ共有を促進するには、ツールの活用がおすすめです。いつでも・どこでも情報にアクセスでき、リアルタイムで最新のナレッジを手に入れられます。ぜひ本記事で紹介した内容を参考に、自社のナレッジ共有を促進する方法を検討してください。

ServiceNowを例に解説！業務効率化ツールが求められる理由

現代のビジネス環境で企業が成長を続けるには業務効率化が不可欠です。しかし、さまざまな理由から業務効率化に取り組めず、さらに煩雑化が進み生産性が低下することも少なくありません。このような悪循環から脱却するには業務効率化ツールの導入が有効です。今回はその基本的な説明と、おすすめのツールを紹介します。「業務効率化ツール」とは？業務効率化とは、業務プロセスを改善し、時間や労力を最小限に抑え生産性を向上させることを指します。業務効率化ツールは、IT技術を駆使してその達成を支援するソフトウェアです。業務効率化ツールが必要とされるワケ業務効率化ツールが必要とされる背景として、次のような課題が存在しています。1つ目は、日本の人口減少に伴い企業の労働力不足が深刻化していることです。業務の遅延や品質低下などの問題を回避するために、少人数でも十分な労働力を保つことが重要です。2つ目は、業務の多様化・複雑化です。市場環境や顧客のニーズが急激に変化するなかで、従来の方法では対応しきれない部分が生じています。3つ目は、データの活用です。企業が迅速で優れた意思決定を行うためには、膨大なデータを正確に扱う必要があります。同時に、データセキュリティの確保も不可欠です。ツールを導入する3つのメリット業務効率化ツールを導入するメリットには、次のようなものがあります。業務効率の向上業務効率化ツールの導入で、業務の自動化やデジタル化、プロセスの改善などによる業務効率の向上が可能になります。たとえば、タスクの自動化は業務時間の短縮やミスの予防に効果的です。また、情報共有により従業員が必要な情報にアクセスしやすくなると、業務の品質やスピードが向上します。コストの削減従業員が行う煩雑な作業を自動化したり、複数のシステムで行う作業を一元化したりすることで人件費や時間を削減でき、生産性の向上につながります。ミスが減少するため、修正にかかるコストも抑えられます。労働環境の改善大量の手作業やルーティン業務を自動化し、従業員の負担を軽減できます。テレワークの作業環境を整備することで従業員のワークライフバランスを大切にできるほか、ツールのコミュニケーション機能により、ストレスの低減やモチベーションの向上なども期待できます。業務効率化ツールとしての「ServiceNow」「ServiceNow（サービスナウ）」は、企業や組織のDXを促進するために有効な幅広いサービスを提供しており、国内外の多くの企業で導入されています。ここでは、ServiceNowが業務効率化ツールとしてどのように優れているかをご紹介します。「ServiceNow」とは？ServiceNowは、ITサービスマネジメントに特化したクラウドベースのプラットフォームです。多様な業務プロセスの自動化や情報共有、データの一元管理など、多くのメリットがあります。ServiceNowで可能な業務効率化の例は、以下の通りです。ワークフローの自動化ワークフローを自動化し、従業員の時間のむだを削減します。たとえば、請求書の承認プロセスや従業員の勤怠管理などの業務を自動化できます。インシデント管理IT部門の内外で起こるインシデントの記録、調査、復旧プロセスなどが効率的に行えるようになります。リクエスト管理従業員が何かをリクエストする際、その進捗状況を簡単に確認できます。たとえば、資産管理、購買依頼、人事申請、設備予約などを管理できます。連携可能な業務効率化ツールの例【Web会議ツール】Zoom Microsoft TeamsZoom（ズーム）はビデオ会議ツールです。ServiceNowとZoomを連携させることで、Zoomのオンラインミーティングに関する情報をServiceNowに自動的に統合できます。たとえば、ServiceNow上でZoomのミーティングを設定し、ZoomのAPIを介して情報を収集してServiceNow上で管理することができます。また、オンラインミーティングの記録や議事録をServiceNow上で管理し、透明性を高めることもできます。 Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、マイクロソフトが提供するチームコラボレーションツールです。ビジネスチャット、音声・ビデオ通話などの機能に加え、ファイル共有やスケジュール管理などの業務効率化ツールとしても利用できます。連携により、ServiceNowでの作業や通知をMicrosoft Teams上で受け取れ、より円滑なコミュニケーションや業務効率化が可能になります。【電子契約】DocuSignDocuSign（ドキュサイン）は、安全で信頼性の高い電子署名プラットフォームです。ServiceNowとDocuSignを組み合わせることで、契約管理の自動化、承認プロセスの自動化、データの一元管理などが可能となります。さまざまな業務を効率化できるだけでなく、コスト削減やセキュリティの向上にもつながります。【顧客管理·営業支援】Salesforce顧客管理（CRM）システムであるSalesforce（セールスフォース）とServiceNowを連携することで、Salesforceに保存されている顧客情報をServiceNowに自動的に転送することができます。営業、カスタマーサポート、マーケティングなどの業務プロセスを円滑に一元管理できます。また、チケット管理の自動化、業務フローの自動化、双方のレポーティングの統合などさまざまな効率化が可能です。業務効率化ツールの失敗しない選び方業務効率化ツールを選ぶ際には現状の課題を正確に把握し、目的を明確にしましょう。業務担当者の意見をヒアリングし、必要とする機能が備わっているか、操作がしやすいかを確認しておくことも大切です。また、業務効率化ツールには重要な情報が含まれることも多いので、セキュリティの確認も欠かせません。利用が長期にわたる可能性も考慮し、ベンダーの信頼性や安定性、非常時のサポート体制なども調べておくことをおすすめします。そして導入前には必ず試用期間を設けましょう。コストパフォーマンスのチェックもお忘れなく！いざ導入！何から始める？業務効率化ツールを導入する際には、以下のステップで進めることをおすすめします。現状の把握と課題の抽出最適なツールの選定試用期間の設定と立てた指標に対する評価従業員へのトレーニングやベンダーによる導入支援の実施持続的な改善導入後にも改善に向けた取り組みを続けることが重要です。ツールの効果を定期的に評価し、課題の発見・改善を循環させることで、持続的な業務効率化を実現できるはずです。着実なステップで、業務効率化ツールの導入を成功させましょう。まとめServiceNowは多様な業務プロセスに対応しています。さらに幅広い業務効率化ツールと連携可能でカスタマイズ性も高く、さまざまな課題にマッチします。クラウド型なので導入や運用が容易で、かつ、システムの保守やセキュリティもServiceNowが行うため、導入する企業側の負担が少ないという点も大きなメリットです。業務効率化ツールの導入をお考えの方は、ServiceNowを検討してみてはいかがでしょうか。

タイパとは？今話題の若者言葉はビジネスにも通じる考え方だった

「タイパ」とは、Z世代を中心に使われる用語でタイムパフォーマンスのことを指し、時間対効果を意味します。タイパを意識した行動の具体例として、映画や動画の2倍速再生や同時視聴などが挙げられます。情報過多のZ世代にとっては、いかに時間を「節約するか」「効率化するか」がトレンドになっているのです。若者言葉に聞こえるタイパですが、実はビジネスでも真価を発揮する考え方でもあるといえます。今回はそんなタイパの意味とビジネスにおける考え方をまとめました。Z世代のキーワード「タイパ」とは？生まれた時からインターネットが存在するZ世代は、常日頃から大量の情報を取捨選択している世代です。また「情報」だけでなく、ありとあらゆる「モノ」があふれている世代でもあります。そのため、「モノ」「コト（経験）」を消費する中で「時間」を効率的に考える傾向にあるのがZ世代です。だからこそ、大量の情報を効率よく処理するために、タイパを意識することがこの世代のトレンドとなっています。タイパを意識する若者は、時間あたりの効率を高めるためさまざまな工夫を凝らします。タイパを高めるための行動例として、１．動画の早送り２．同時視聴／ながら見３．映画・本など要約サイト／ショート動画などが挙げられます。この行動例はZ世代だけのものと思われがちです。しかし、Z世代ではなくても、たとえば仕事で必要になった情報を得る際に、ネット上のまとめ記事などをざっと縦断して適当な知識だけを得るなど、似た行動を取っていることがあるはずです。ここまではZ世代を例に説明をしました。世間にはタイパを考える効率主義を悪くとらえる意見もあります。しかし、タイパをビジネスの世界に置き換えてみると、普段の働き方がちょっと変わるヒントになるかもしれません。ビジネスだからこそ必要なタイパの定義まずは、ビジネスにおけるタイパを定義していきます。タイパとは「時間対効果」タイパとは「タイムパフォーマンス」の略称です。時間あたりのパフォーマンス、つまり時間対効果のことを意味します。身近にある似た言葉として、コスパという言葉があります。コスパは「コストパフォーマンス」。つまり費用対効果という意味で誰もが理解できる単語として知られています。ビジネス上でもたびたび利用されている言葉です。一方で、タイパはビジネス用語としてまだあまり使われていません。そこで次に、ビジネスでタイパの考え方が当てはまる場面を考えていきます。タイパを高めるための取り組みとは？それではビジネスでタイパを高めるためにはどの様な取り組みをしたらよいのでしょう。ここでは「個人視点」のタイパと「組織視点」のタイパという２つの視点で説明します。それぞれ、どのような取り組みがあるか見てみましょう。個人視点のタイパ最もイメージしやすいのが、個人視点のタイパを高める取り組みです。突然ですが「タイパ飯」という言葉をご存知でしょうか。言葉の通り、タイパを意識した食事を意味します。例えばフードデリバリーはその代表的な例です。オフィス勤務でも在宅勤務でも手軽に作れるカップ麺などは一見タイパ飯に見えるかもしれません。ただ、時間的な効率は良くても、バランスの良い栄養（≒効果）を摂取できない食べ物はタイパが良いとはいえません。それに対して、調理の手間なく時間と栄養バランスを買うという点で、フードデリバリーはタイパを高める身近な機能です。また、在宅勤務の方にはタイパを向上してくれるグッズも見逃せません。その中心的存在がスマートスピーカーです。部屋の電気のオンオフ、冷暖房のオンオフ、カーテンの開け締めなど、あらゆる動作を半自動化してタイパを高められます。予定の管理もしてくれるのが心強いところ。そのほかに「代行サービス」もタイパを高める方法のひとつです。代表的なものは家事代行サービスで、仕事の労力と家事の労力をトレードオフし、お金を払って家事の負担を減らす代わりに仕事の成果を上げるという視点で利用することができます。自分の仕事が本来の業務以外のことで忙殺されている場合は、さまざまな代行サービスの活用を会社に提案し、自分のリソースをタイパの高い活動に割くという手も。手続き代行サービスなどは、役所の書類など時間がかかって仕方がないものに抜群な効果を発揮してくれます。幹事代行サービスという、業務外の役割で時間がかかる上に失敗できないポジションを外部に投げられるサービスもあります。忘年会・新年会などで慣れてない役を任されて、苦い経験をしたことがある方も多いはず。プロに任せて仕事が円滑に進むのであれば、それもひとつの手でしょう。おまけに紹介するのは、最近ちょっと流行りの退職代行サービスです。そもそも言い出しにくい退職。そうした精神的な悩みだけでなく、今の会社を退職するまでには手続きに多くの時間がかかるという側面もあります。それらを効率よく確実に実行してくれる代行サービスは、タイパを重視する人が増えた時代だからこそ生まれたといえるのかもしれません。組織視点のタイパとは組織のタイパを高める取り組みの代表例として挙げられるのがワークフローの改善です。組織全体で無駄なタイムロスが生じていないか、見直すところから始めます。方法としては、IT化による業務プロセスの改善や無駄の削減が基本となるでしょう。具体的な例を挙げると、ペーパーレス化や書類の電子承認などがあてはまります。これらを取り入れる企業は非常に多くなってきました。ペーパーレス化は、印刷の手間を取らず、情報の共有をオンラインで可能にします。さらに書類を探す手間もなくなり、パソコン上で検索するだけでよくなります。電子承認についての効果は顕著で、これまで書類承認に印鑑巡りをしていた企業が、パソコンのワンクリックで承認が済むようになり、あっという間にタイパが高まったというケースもよく聞く話です。ここまで聞くと「タイパを高めるためにさっそくIT化をしよう」と思う方も多いはず。しかし、IT化が進んでいない企業は注意が必要です。なぜなら、急なIT化によってシステム連携がうまくいかず部署同士が孤立してしまうという事態がしばしば見受けられるからです。このような現象を「サイロ化」といいます。一般的に組織でIT化を急激に進める際に起こる失敗例といえるでしょう。関連記事：組織やシステムの「サイロ化」が起こる原因と対応策とは？サイロ化を避けるための方法は組織によるため、簡単に避けることは難しいかもしれません。このように、どこからIT化に取り組んだら良いかわからない場合、ITに特化したコンサルティング企業に相談することも視野に入れましょう。企業全体がかけるコストを下げ、結果組織のタイパを高めることにつながります。個人、組織の双方でタイパを高め、成長につなげようここまでの事例を見て、タイパとは、Z世代のトレンドワードではなく、ビジネスにこそ必須の考え方だということがおわかりいただけたと思います。そのためにどんな取り組みをしていくべきか。個人としてのタイパの意識はもちろん大切ですが、それだけでは限界があります。組織をレベルアップさせていくためには、IT化は無視できないポイントとなるでしょう。企業の成長が、タイパに対する意識によって変わる時代が来ています。あなたの企業ではどんな取り組みがなされていますか？

業務プロセス可視化　概要とメリット、行わないリスクを解説

自分や組織の業務の効率が良くないと感じることはありませんか。それは業務プロセスの可視化によって改善できるかもしれません。近年、競合他社との差別化やコスト削減、DX推進などが強く求められるなかで、業務プロセス可視化はまず取り組むべき重要戦略となっています。今回はその意味やメリット、成功へのステップについて紹介します。業務プロセス可視化とは？業務プロセス可視化とは、ある業務の手順や流れを図や表、ツールなどを用いて視覚的に表現をすることです。業務の構造やフローを明確に把握できると、どこで課題や問題が発生しているかを洗い出せるため、適切な改善施策を導き出せます。また、業務の進め方を明確化し、誰もが理解して実行できるようにする効果もあります。業務プロセス可視化は、業務改善へ向けて必要不可欠なステップのひとつとなっています。業務プロセス可視化を行うメリット業務プロセスを可視化し、業務改善を行うことは、企業の経営にさまざまな良い効果をもたらします。ここでは実際にどのようなメリットがあるのかを紹介します。全体像を把握し、進捗管理ができる業務の全体像を把握し、誰がどの業務を担当しているかを明確にした上で進捗状況を管理できるため、問題点（ボトルネック）を早期に特定し、的確で具体的な改善策を講じることができます。たとえば、ある部署で起こった業務遅滞の原因が、業務負荷の偏りや人員の不足だった場合、その調整により全体の進捗を改善することができます。また、同様の問題の予防、再発防止にも有効です。コストを削減、生産性を向上できる業務プロセス可視化により、不要な業務や非効率な業務を特定できるため、人的・物的・時間・経営コストの削減が可能です。タスクの効率化、正確な資源の見積もり、人員配置の最適化、ミスやエラーの予防などによって、人件費や設備費、材料費などのコストが下がり、生産性向上につながります。たとえば製造業において、作業工程を見直したり、作業環境や機器を改善したりすることで、生産ラインの稼働率を向上させ、生産性を高めることができます。効率化によりサービス・品質が向上業務プロセスを統一してマニュアル化したり、担当領域や責任の所在を明確にしたりすることで、不要な作業や人的ミスが減少し、効率化につながります。これによりサービスや品質が向上し、お客様の満足度も高まります。たとえば飲食店において、調理の手順や食材管理を可視化することで、より品質の良い商品をスピーディーに提供できるだけでなく、接客などのサービス面でも改善が期待できます。食材のロスや食中毒などによるトラブルを防ぐことができ、生産性の向上にもつながります。DX推進の第一歩にも！業務プロセス可視化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の重要な要素のひとつです。DXはデジタル技術を活用することによって、企業や組織のビジネス、顧客体験、従業員の働き方などを変革する取り組みです。業務プロセスを可視化することで自動化により効率化できる作業や、デジタル技術の導入により最適化できる業務を見つけ出すことができます。業務プロセス可視化、しないとどうなる？業務プロセスを可視化せず、全体像や各プロセスを把握できないまま経営を進めていった場合、どのようなリスクが存在するのでしょうか。リスクマネジメントができない業務の全体像を把握できていない状態では、適切なリスクマネジメントができません。たとえば、どの部署が担当している何の作業が滞っているか分からなければ、全体の進捗が遅れている原因を特定できず、的確な措置を取ることができないでしょう。顧客からのクレームやトラブルも、予防や早期の発見・評価が困難になるだけでなく、同様の問題が再発する危険も考えられます。さらに、業務プロセス可視化は、法的な観点でも意味があるといえます。問題発生時に責任の所在を明らかにするためにも、プロセスの正確な記録と把握が重要です。業務が属人化してしまう業務プロセスが明確になっていないと、統一されたマニュアルがないために担当者が自分なりの方法で業務に取り組み、他の人には再現できない独自のノウハウが生まれてしまいます。そういった場合、欠員や人事異動などにより担当者が変わると、新しい担当者が業務を引き継ぐ際に非効率になる上に、サービスや品質の低下につながる可能性もあります。また、業務が属人化すると進捗状況も不透明になるため、業務全体の進捗管理が困難になります。残業が増えるなど労働環境の問題も業務の進捗や問題点を把握できないままでは作業も遅れがちになります。プロセスが複雑であったり業務が誰かに偏っていたりする場合、作業が効率的に行われないばかりか、従業員のストレスや過労、残業の増加による人件費の増加、他の作業への支障が生じる危険もあります。業務プロセス可視化は、従業員の負担軽減や労働環境の改善、生産性向上にも役立つのです。業務プロセス可視化、何から取りかかる？業務プロセスの可視化を円滑にスタートし成功させるには、以下のようなステップで進めることをおすすめします。 1. 可視化する業務プロセスの選定2. 業務プロセスを分解し、段階ごとのタスクや責任者を洗い出す3. 2.を整理し、フローチャートやマップなどの図や表に落とし込む4. 3.をもとに、業務プロセスの改善点や問題点を抽出し、改善案を検討する5. 改善案を実施し、効果を定量的に評価する最初に取りかかるべき「可視化する業務プロセスの選定」には、現場のヒアリングが欠かせません。ヒアリングから始めよう業務プロセス可視化に取り組むためには、直接業務に関わる従業員や管理者などに対して、業務プロセスの詳細や問題点、改善案などをしっかりと聞き取ることが大切です。業務フローを正確に把握するとともに、実際に働く人々の意見や要望を取り入れることで、自社の状況に適した改善策を設計することができます。また、現場と経営層の意識の共有や意見の交換ができるため、新たな取り組みや不慣れなデジタル技術を導入する際にもスムーズに進められるようになるといった効果も期待できます。業務可視化ツールの導入業務プロセス可視化には、フローチャート、ワークフロー図、プロセスマップなどのツールが使われています。それにより、各業務の概要や手順、業務と業務のつながりや流れを視覚的に表現し、全体像を理解しやすくすることができます。業務可視化のための多くのITツールにはドラッグ・アンド・ドロップのインターフェースが採用されているので、操作に特別なIT知識は要りません。さらにクラウドで提供されているツールの場合、チームメンバーが同時にプロセスを編集できます。また、業務可視化ツールと他のツールとの連携により、さらなる効率化を目指すことも可能になります。業務プロセス可視化を検討してみましょう！業務プロセス可視化の方法は数多くありますが、ITツールを導入する企業が増えています。ITツールを活用すればデータ収集や分析、情報共有がしやすいほか、クラウド上で管理ができるなどの利点が数多くあります。また、業務プロセスを可視化し、問題点を洗い出した後には改善策を講じ、実施していくことになりますが、その際にもITツールを活用していれば円滑に次のステップに進めるでしょう。

組織やシステムの「サイロ化」が起こる原因と対応策とは？

「サイロ化」とは、組織やシステムなどが全体と連携できず、効率的に機能していない状態を指します。事業や組織を運営するにあたって、サイロ化に対応する必要があるのは、サイロ化が生産性を低下させるリスクがあるためです。ここでは、サイロ化の意味とその原因、対応策についてお伝えします。サイロ化とは？サイロ化とは、組織や業務プロセスなどが個別や独自に機能し、全体との連携が図れない状態を指します。サイロ（silo）は、もともと工業向けの原料や畜産用飼料などを大量に貯蔵しておくための円柱型の建造物ですが、その高い密閉性が転じて、縦割り組織や情報の閉鎖性を表すようになりました。「タコツボ化」ともいわれます。組織やシステムで起こるサイロ化例えば、組織や業務プロセス、システム、データなど、サイロ化はさまざまな場面で起こります。いずれの場合も機能上の連携や情報共有などが図れないことにより、業務スピードやクオリティ、コストなどの点で効率が低下し、結果として顧客満足度を損なったり、顧客離れが起こったりするリスクがあります。とりわけ大きな組織で起こりがちです。同一企業内の拠点や部署などがサイロ化すると、他拠点や部署との連携が取りにくくなります。同じ顧客や製品、サービスなどについてのデータをそれぞれに持ち、互いのものを見ることができない状態です。その都度照会の依頼が必要だったり、得た情報がすでに最新情報ではなかったりなど、機能上の問題が生じています。サイロ化の原因サイロ化の原因はひとつではありません。ある部署とまた別の部署に導入されたシステムが予算の関係で別物だったり、時期や業者が異なっていたりというように、個別最適を重ねた結果だということも珍しくありません。そのほかにも縦割りの組織体系や組織の統廃合、システムの構築・見直しに対応できるIT人材の不足により、対応が組織改編に追いつかないこともサイロ化を進めてしまうでしょう。また、独立採算性が企業内競争を激しくさせ、ノウハウなどの共有を好まないようにしているのではないかともいわれています。サイロ化を解消するメリットサイロ化の対応を後回しにするリスクと、解消するメリットを確認しておきましょう。全社でのデータ共有と活用データ共有面でのリスクには、情報が行き渡りにくい、情報伝達にタイムラグがある、顧客・製品情報などのデータが散在するなどがあります。例えば、同一顧客の購入歴や問い合わせ履歴、過去に起こしてしまった失敗などがリアルタイムで全社に共有されず、部署や担当者によって対応にバラつきや重複が発生する可能性があります。解消すればデータの統合・集約はもちろんのこと、情報共有、情報共有による新アイデアやイノベーションの創造が期待できます。また、一元管理されている最新情報をすべての社員が閲覧できれば、参照する情報の齟齬がなくなり対応の精度が上がります。業務効率化業務効率の点では、無駄な作業や部署間で重複するタスクに費やすコストが挙げられます。限られた労力や時間、費用といったリソースの浪費を重ねてしまっているといっていいでしょう。具体的には、部署ごとに存在する帳票類や経費精算方法の違い、他部署でも行っていると分かっていながら廃止できない同一業務などです。しかし、サイロ化が解消できれば、帳票類や運用ルールの統一をはじめとして、ノウハウの共有、業務プロセスの全体最適化、全社共通のプラットフォーム上で各部署が連携可能になるなど、生産性の向上につながります。システム運用管理コストの低減システムが古くなるにつれて、システムの運用管理コストは増加する傾向にあります。市場競争で技術や製品が淘汰されれば、それを取り扱っている技術者も少なくなり人材確保が難しくなりますし、サポート期限を過ぎた製品は動作保証外となるでしょう。サイロ化を解消することで、各部署のシステム運用管理作業とコストの削減が可能です。システム運用管理において、属人化・ブラックボックス化していた作業の解消にも役立ちます。意思決定のスピードアップ必要な情報の収集に時間を要して意思決定が遅くなることは、意思決定プロセスにおけるサイロ化のリスクです。スピーディーな対応が求められる局面では、意思決定に必要な情報を迅速かつ正確に集めることが重要になります。部署ごとにデータがサイロ化していると、常に更新して最新情報が保たれているのか分からず、多くの場合、ほかのシステムとのデータ互換性がありません。サイロ化を解消することで素早く経営課題の把握や判断を行えるようになります。顧客満足度の向上サイロ化による連携不足や情報の散在は、顧客対応の遅さや顧客ニーズにマッチしない対応などにつながります。ひいては顧客満足度の低下を引き起こしかねません。伝言が共有されていない、同じような確認が度々ある、対応や提案に時間がかかるなどは代表例といえます。サイロ化を解消できれば、顧客ニーズに迅速かつ適切に対応できるようになり、顧客満足度の向上につながります。購入履歴や頻度などに応じたタイムリーな提案によって、良好な関係の構築や優良顧客へと発展することが期待できるでしょう。サイロ化を解消する方法サイロ化のリスクと解消のメリットを確認したところで、サイロ化を解消する方法を見ていきましょう。主に3つの方法があります。IT戦略の共有DXという大きな時代の流れの中で、どの企業にとっても将来を見据えたIT戦略を持つことは非常に重要です。顧客データやデジタルツールの活用が、どのように事業の成果に影響するか全社で共有しましょう。戦略に基づかない成功は、偶然で終わってしまう可能性が否めません。IT戦略の中でしっかりとサイロ化の解消を掲げ、その先に成果があることを伝えましょう。社内コミュニケーションの活性化サイロ化の解消には、組織改編やプロジェクトチームの結成が有効です。縦割り組織の意識が強いようなら、組織改編という方法があります。サイロ化解消のためのプロジェクトチームを発足させる場合、できる限り多くの部署から人材を集めましょう。自分ごとだという意識を持ってもらうことからスタートすることが重要です。他部署の業務を知ることに加えて、部署間の業務連携の重要性を理解してもらうため、社内コミュニケーションを活性化することもおすすめします。プロジェクトチームのような業務に限らず、社内イベントの開催など気軽に交流できる雰囲気作りも大切にしましょう。新システムやアプリケーションの導入IT戦略の共有や社内コミュニケーションの活性化は、サイロ化の解消に間接的な効果が期待できる方法ですが、新システムやアプリケーションの導入は、サイロ化解消に直接働きかける方法です。コストを投じて新システムを導入するからには、業務上の課題改善に応えるものでなければなりません。従来の業務プロセスの見直しや無駄な業務の撤廃など、効率的に業務を行うための準備が求められます。自社にサイロ化がある場合は、早めの解消をサイロ化とは、情報の分断や社内の連携が取れていないことを指します。もし自社内にサイロ化している組織や部署、業務プロセスなどがある場合、なるべく早めに対応しなければなりません。サイロ化を見過ごしていると、業務の遂行や事業を展開する上でのリスクが高まってしまうでしょう。しかし、硬直していた組織体系や孤立していた業務プロセスが改善されると、情報共有はもちろんのこと、業務効率化やコスト低減など、会社全体にとってのメリットがもたらされます。ServiceNowなどのような業務改革ソリューションツールを用いて、ぜひサイロ化解消を実現してください。

DXの進め方を徹底解説！ステップ別にやるべきことを具体的に紹介

業務改善で欠かせないキーワードになった「DX」。しかしDXが重要であることは理解していても、どのように進めたらよいのかわからないという方も少なくないのでは。そこで本記事では、DXの概要を理解した上で、その進め方を3つのステップに分けて解説します。DXとは？定義と日本での現状近年、ビジネス界をにぎわせている「DX」。まずはDXの意味と、日本での現状を理解しましょう。DX（デジタルトランスフォーメーション）とはDXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略称で、デジタルを用いてビジネスや日常生活をよりよいものにしていく取り組みを指します。明確な定義はありませんが、経産省が発表している「DXレポート」では、次のように説明されています。「新たなデジタル技術を活用して新たなビジネス・モデルを創出・柔軟に改変する」つまり、デジタル技術を導入するだけでなく、その先にある企業の成長につなげることまでがDXといえます。ちなみに、Digital Transformationを略すと「DT」となるのに、なぜ「DX」と略されているか気になる方も多いのではないでしょうか。英語の「Trans」は「横切って」といった意味があり「Cross（交差する）」と同義語です。「Cross」は「X」で表されることから、「Trans」を「X」に変換して「DX」としています。デジタイゼーション、デジタライゼーションとの違いDXと混同されやすい言葉に「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」があります。経産省は「DXレポート2」の中で、デジタイゼーションを「アナログデータをデジタル化すること」、デジタライゼーションを「個別の業務や製造のプロセスをデジタル化すること」としています。一例として、以下の取り組みが挙げられます。デジタイゼーション紙の名刺情報を顧客データベースに登録する社内の回覧板や掲示板を廃止して、ビジネスチャットで情報共有をするデジタライゼーション入力業務をRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション＝ロボットによる業務自動化）で代行する電子契約を導入して、契約に関する一連の業務をオンラインで行うここで注意すべきなのが、デジタイゼーション・デジタライゼーションの段階では、データ管理や業務などにデジタル技術を導入しただけにすぎないということです。全社横断的にデジタル技術を活用してビジネスモデル自体を変革してこそ、DXを実現したといえます。DXが必要となっている背景「2025年の崖」DXが必要とされている背景には「2025年の崖」があります。これは、深刻な人材不足やサポート切れが起こる2025年までに対策を怠ると、以下のような危機が訪れることを示唆しているものです。既存の基幹系システムの複雑化、ブラックボックス化約43万人と推測されるIT人材不足の深刻化さまざまなアプリケーションのサポート切れこれらの問題は、日本全体で年間最大12兆円もの経済損失をもたらすといわれています。その事態を回避するためにも、日本企業は新たなデジタル技術を活用してDXを進める必要性に迫られているのです。日本におけるDXの進捗状況デジタル面で日本は大きな問題に直面していますが、実際にDXは進んでいるのでしょうか。経産省が発表している「DXレポート2.2」によると、社内のDXがどこまで進んでいるかチェックできる「DX推進指標」で成熟度レベル3以上の先行企業の割合は、2022年には全体の18％となり、2019年の4％から大きく向上しています。その一方、企業のデジタル投資の約8割は現行ビジネスの維持・運営に投入されており、新たなビジネスへの変革には思うように予算を割けられていないのも現状です。【DXの進め方】準備段階 DXの必要性に迫られている日本。それでは、どのようにDXを進めたらよいのでしょうか。「準備段階」「実行段階」「変革段階」の3ステップに分け、DXの進め方を解説します。まずは「準備段階」についてです。DX戦略を策定するDXを進めるにあたり、方向性を定めるために戦略を策定します。まずは自社のデジタル課題や老朽システムを洗い出し、なぜ自社がDXを行うべきか明確にしましょう。自社の問題点が明確になれば「なぜDXしなければならないのか」という目的も明確になります。また、最初から大がかりなDXに取り組むと膨大なコストや時間がかかる場合があるため、まずは部署や業務ごとに大まかなアクションプランやスケジュールを立てましょう。社内の理解を深めるDX化を実現させるためには、社員の積極的な協力や能動的な取り組みが欠かせません。社内の足並みが揃っていないとスムーズにDX化は進まないので、DXに関する社内の理解を深めましょう。自社のDX戦略を社員に共有し、一人ひとりに当事者意識を持ってもらうことが重要です。また、DXに成功している企業の事例集などを活用して必要性を理解してもらいましょう。体制を整えるDXをスムーズに進めるには、社内の体制整備もポイントになります。DXを推進する役割として、各部署内にDX推進チームを設置したり、新たにDX推進部門を設立したりする企業が多く見られます。また、社内にCIO（最高情報責任者）やCDXO（最高DX責任者）を配置し、役割や権限を明確化することも重要です。【DXの進め方】実行段階準備が整ったら実行に移ります。ここでは実行段階の具体的な進め方を紹介します。デジタイゼーション、デジタライゼーションを進める最初から全社横断的にデジタル化に取り組んで変革をすることは難しいため、最初はデータ管理や業務プロセスなどのデジタル化から始めましょう。たとえばペーパーレス化や脱ハンコなどは、手軽に始められる取り組みのひとつです。新たなデジタル技術を徐々に社内に浸透させることで、社員もデジタルに慣れていき、DXへの意識の高まりにつながります。DX人材を確保・育成する継続してDXを推進していくためには、組織をけん引していけるDX人材の確保・育成が不可欠です。準備段階で体制の整備やCIO/CDXOの設置をしますが、実際にビジネスモデルをデジタルに変革するためには、広い知見と専門的な技術をもつ人材が求められます。新たに人材を採用するだけでなく、今いる社員を適切に教育してDX人材に育成することも検討しましょう。【DXの進め方】変革段階 DXの実行が進んだら、次は変革段階へと突入します。ビジネスが変革してこそDXが成功したといえるため、デジタイゼーションやデジタライゼーションで満足せず、この段階まで進めましょう。定期的に振り返り評価する定期的に「適切にDXが進んでいるのか」「実行する上で問題となっている点はないか」といった視点で振り返り、改善していきましょう。また、どのくらい自社のDXが進んでいるのか把握することも重要です。客観的にDXの進捗状況を把握するためには経産省が公開している「DX推進指標」を活用しましょう。定性的・定量的な指標で、自社の成熟度を判定できます。データを分析してビジネスモデルに活用する数値データで可視化できるのがデジタルの利点です。アナログデータでは把握しきれなかった部分も、数値として定量的に把握できます。たとえばテレアポ業務をアナログで行っていると、誰がどのくらい稼働しているのか、アポイント獲得率はどのくらいか、といった数値が見えにくくなります。しかしデジタル技術を導入すると、オペレーター一人ひとりの稼働状況や成果などが数値として可視化されます。こうしたデータを分析することで、多くのビジネスのヒントが得られるでしょう。今まで気づかなかった自社のボトルネックを見つけたり、反対に自社の強みを発見したりできます。そして分析結果を活かし、自社のビジネスモデル見直しましょう。まとめDXは、日本企業の喫緊の課題といえます。ただし、闇雲にDXを進めようとすると、社内の理解を得られずにつまずいたり、デジタル技術を導入しただけで満足したりすることになりかねません。まずはDXの進め方を理解して、自社の戦略を策定することから始めましょう。