2025.01.20

業務改革DX

IT資産管理における課題と自動化・最適化の方法

IT資産管理の必要性がわからない、やるべきだと考えているがリソースが足りないと悩んでいる方もいるでしょう。

そこでこの記事では、IT資産管理が必要な理由を詳しく解説。さらに、IT資産管理におけるよくある課題と自動化・最適化による解決策も紹介します。この記事を参考にIT資産管理を効率化し、コストの削減やセキュリティの向上につなげましょう。

IT資産管理とは

IT資産管理とは、PCやサーバー、ソフトウェアなどのITに関連する資産がどの程度あるかを把握し、効果的に活用することです。実体として目に見えるものだけでなく、ライセンスやクラウドの管理もIT資産管理に含まれます。

社内に何がどのくらいあるかだけでなく、どのような機器がネットワークに接続されているかの管理を求められるケースも少なくありません。IT資産管理は、社内のIT資産を無駄なく安全に活用するために欠かせない仕事です。

IT資産管理の必要性

IT資産管理には、手間がかかります。それでもIT資産管理が必要な理由を詳しく解説します。

コストを削減できる可能性がある

IT資産管理の実施は、コストの削減につながります。

社内で保有しているIT機器やライセンスを管理しきれていない場合、活用できるものがあるにも関わらず新たに購入してしまうケースも考えられるでしょう。また、古くて誰も使っていないにも関わらず、場所を占有している機器の処分も検討できます。

さらに、使用頻度の低いサブスクリプションサービスに不要な費用を支払い続けることも避けられるでしょう。

IT資産管理を実施することで、機器やサービスの利用状況を最適化し、無駄な出費を減らせる可能性があります。

セキュリティの強化につながる

IT資産管理は、セキュリティ向上のためにも重要です。

利用している機器やソフトウェアのバージョンを把握していない場合、最新化ができていなくても気づけない危険性があります。最新化されていないソフトウェアや機器には脆弱性があることも少なくありません。脆弱性がある状態のまま放置していると、外部から攻撃されるリスクが高まります。

また、IT資産管理を行っていないと、許可を得ていない端末やUSBメモリが社内のネットワークに接続される可能性もあるでしょう。個人の所有端末が社内ネットワークに接続されると、情報漏洩のリスクが高まります。

従業員に対して、最新バージョンへのアップデートを義務付け、個人の端末の接続を禁止している企業も多くあります。しかし、禁止するだけでなく問題が発生したときには管理者側がすぐに気づける状況を作っておくことも重要です。

セキュリティ対策としても、IT資産管理は欠かせない取り組みだといえるでしょう。

コンプライアンスの遵守につながる

コンプライアンスを遵守するためにも、IT資産管理は重要な取り組みです。

ソフトウェアのライセンスでは、インストールできる台数の許容範囲が定められています。許容範囲を超えた台数にインストールした場合、著作権の侵害と見なされ刑事罰の対象となる場合もあります。

また、固定資産となる機器は毎年資産計上を行わなければなりません。会計処理に誤りがあると、企業の信用問題に発展する可能性もあるでしょう。

IT資産管理は、上記のように大きな問題につながるミスや不正を防止するために重要です。

IT資産管理における課題

IT資産管理を実施したいと考えていても、現実的にはうまく運用できていない企業も多くあります。うまく運用できない背景にはどのような原因があるのか、IT資産管理における課題を確認しておきましょう。

端末の種類や数が多く管理が追いつかない

端末の種類や台数が多い場合、IT資産管理が追いつかないケースがあります。

近年、企業で扱う端末の数は増加傾向にあります。スマートフォンにタブレット端末、パソコンなど、1人が複数の端末を扱うケースはもはや珍しいものではありません。特にテレワーク環境では、会社内と自宅で別の端末を利用することもあるため端末の数が増えがちです。

さらにクラウド環境なども加えると、多様なIT資産を管理しなければならず、管理が追いつかなくなってしまうこともあるのです。

IT資産管理のルールが定まっていない

ルールが定まっていないために、うまくIT資産管理を進められないケースもあります。

企業によっては、各部署ごとにIT資産を管理している場合もあるでしょう。そのような場合には、部署ごとに異なるルールでIT資産管理を進めているケースも少なくありません。また、共通のルールを設定しているにも関わらず、実践できない部署が発生する場合もあります。

特に手作業による管理を行っている場合、管理担当者による作業内容のばらつきが発生しやすくなります。ルールを定めるだけでなく、その後ルールどおりに管理が実践されているかの確認も必要です。

効率化を進められていない

IT資産管理を行っているものの、登録や更新情報を確認するのみで効率化を進められていないケースもあります。

IT資産の登録には手間がかかります。1つずつ情報を確認し、記録するだけでも膨大な時間がかかるでしょう。さらに、不要な機器の処分や機器のメンテナンスまで含めると、負担が大きくなり最低限の作業をこなすだけで精一杯になってしまいます。

もちろん、セキュリティの向上やコンプライアンス遵守のために、IT資産管理を行うのは重要です。しかし、効率化を進められなければ、IT資産管理のメリットを十分に享受できているとはいえません。

また、効率化されていないことが原因で余計な手間がかかってしまい、不要なリソースを使う悪循環となる場合もあります。

そのため効率化を進められないことも、IT資産管理における大きな課題の1つといえるでしょう。

「ServiceNow」でIT資産管理を効率化

「ServiceNow」を利用すれば、IT資産管理の効率化が可能です。ここからは、ServiceNowの特徴を紹介します。

CMDBを通じたハードウェア資産管理

「ServiceNow」ではCMDB（構成管理データベース）に情報を集約し、一元化された情報源として扱います。これにより、IT資産管理の手間が削減できるとともに、部署ごとにIT資産が管理され、全体像が把握できないといった事態を避けられます。

さらに、保証やサービス契約、リース契約、サポート終了などのタイミングもシステムを通じて追跡可能です。そのため、エクセルなどを用いてIT資産管理を行う場合と比べて手間がかからず見落としも防げるでしょう。

未使用資産を特定

「ServiceNow」を利用すると、ほとんど使われていないハードウェアやSaaSサブスクリプションの特定も可能です。使用していない資産を特定することで、それらの資産を活用するか、もしくは処分・解約するかを判断できます。結果的に、無駄の削減につながるでしょう。

無駄を特定し効率の良いIT資産管理の運用ができるようになると、それまで浪費してしまっていた分の費用が浮きます。浮いた費用を投資に回せば、さらなる業務効率化も期待できます。

ライセンス違反リスクの低減

「ServiceNow」を利用することで、ライセンスのないソフトウェアの利用をリアルタイムに把握できます。さらに、コンプライアンスに関する問題を自動で解決するための手順も設定可能です。そのため、問題が起きた場合でも迅速に対応し、違反のリスクを低減できます。

また、複雑なライセンスの最適化も可能なため、より効率のよいライセンス運用も可能です。ライセンス違反を起こすと違約金が発生する可能性もありますが、自動で対応できるよう設定しておくことで、そのリスクを避けられます。

IT資産管理をより効率的に

IT資産管理とは、自社がどのようなデバイスやソフトウェア、クラウドサービスを活用しているかを把握するためのものです。適切なIT資産管理を行うことにより、コストの削減やセキュリティの向上につながるといったメリットがあります。

しかし、端末数が多い、ルールが定まっていないといった理由でなかなかIT資産管理を進められない企業があるのも事実です。

そこで、便利なのがIT資産管理を効率化できるServiceNow ITAMです。ServiceNow ITAMを活用すれば、ハードウェア資産管理や未使用資産の特定、ライセンス違反リスクの低減が可能です。ServiceNow ITAMにご興味のある方は、まず一度お問い合わせください。